Noticias Altos de Pinares: Respuesta a Rendicion de Cuentas

Respuesta del Exadministrador Peridodo 2011.

Santiago de Cali, Octubre 01 de 2012.

Señor.

Leonardo Patiño

Administrador

Conjunto Residencial Altos de Pinares

Ciudad.

Referencia: Respuesta a Solicitud de Cuentas Oficio Cop 1017-092012

Punto No 1:

Tan pronto tome el cargo un ente que se hace llamar veeduría comunitaria que al imperio de la ley es un ente inexistente porque como usted lo sabe, y si quiere puede corroborarlo o asesorarse de la misma gente de la Personería Municipal, quienes manifiestan claramente veedurías no pueden existir en unidades residenciales de carácter privado, este grupo minúsculo de personas inundo con acciones de amenazas, tutelas y denuncias a la administración generando una postergación de registro ante la Dian, actualmente el conjunto no registra ningún tipo de morosidad o sanción al respecto. Anexo el acta No. 50 donde se muestra claramente la designación temporal en el cargo como administrador.

Punto No 2:

La contabilidad fue entregada por la Excontadora Dora Tatiana Girón a la administración del conjunto con corte al mes de Abril/ 30 de 2012, de igual forma ella les hizo entrega de los libros oficiales que deben tener fecha de mayo de 2012, no puedo ahora cuando ya llevan medio periodo (Consejo 2012) venir a preguntarme por algo que se entregó hace varios meses atrás, además hubo un contacto entre la contadora y la nueva revisora fiscal para finiquitar varios puntos contables. Con el escaso tiempo que el consejo de administración del 2012 me dejo actuar, pronunciar y gestionar en el proceso de empalme, paralelamente se realizaban varias visitas por parte de la nueva revisora Fiscal la Doctora Ana María Camacho en el mes de Abril los días 2,10,21 de 2012 para la verificación y estado de todos los elementos, documentos, compromisos y obligaciones que como administrador estaban a mi cargo, dichas visitas pudieron dar fe de la buena labor que se estaba desarrollando en el conjunto, conociendo de primera mano las diferentes eventualidades de toda la unidad, el resultado final de dichas visitas se plasmó en el documento adjunto y se les trasmitió en reunión con los miembros del consejo del 2012 junto a la contadora de ese entonces Dora Tatiana Girón . Anexo Evaluación presentada por la Revisora Fiscal. Siguiendo el esquema de sistematización contable On Line de la unidad presentada por el consejo de administración del 2011 y la administración, quedaba muy poco para hacer la imputación de las facturas de cobro a los copropietarios y/o residentes y poner al día esta nueva trasferencia de información del equipo de la contadora Dora Tatiana Giron al nuevo programa Contable ubicado en la administración del conjunto, se estipulo en reunión de consejo de 2012 una fecha de entrega de la contabilidad dado en el mes de Abril de 2012, acto seguido en los siguientes días los miembros del consejo de 2012 me pasan la carta a lo cual aducían que “NOY HABIA RENOVACION” del contrato con la administración, lo cual fue corroborado por usted mismo en conversación personal de por qué el consejo de 2012 no me había manifestado esta decisión antes del mes de mayo de 2012 siendo usted la persona asignada para reemplazarme.

Entre el año 2009 – 2010 se instaló un datafono en la unidad trayendo consigo comodidad para efectuar los pagos a la administración pero teniendo la novedad del reporte del banco de manera globalizada, es decir si el monto recaudado en el día era de $1,500,000 penosamente se podría obtener cuantos y que apartamentos eran los que habían consignado. En el periodo como administrador del conjunto se contactó a la gerente del Banco Av Villas la señora Martha Lucia Chavarriaga para activar la referencia No 2 en la captura de los recibos de las consignaciones que cada copropietario y/o residente efectúa en el Banco Av- Villas, antes de esta modificación solo existía solo una referencia (Referencia No:1) en donde se aglutinaba el número del apartamento y de la torre, indistintamente se usaba la referencia dos para combinarlas con letras y números. Muchas consignaciones presentaron cancelaciones a otros apartamentos, errores de consignación en un apartamento por ejemplo el 304 pero sin identificar las seis torres que se tiene en el condominio, acciones similares fueron detectadas en las trasferencias bancarias.

Esta nueva directriz que se le dio al banco tendría que ser aplicado tanto a la cuenta corriente en donde se recauda el pago de la administración mensual y a la cuenta de ahorros en donde se recaudaba en ese entonces la cuota extra. Se dio la recomendación a todos los copropietarios a través de cartelera y comunicados escritos (internos) la necesidad de llevar a la administración las respectivas consignaciones para dar su respectivo recibo de caja.

Esta bola de nieve viene desde el mes de Junio del año 2009, fecha en que la excontadora Dora Tatiana Girón empezó a manejar la contabilidad de la Unidad, esta situación es conocida por la exrevisora Mónica Hellen quien en repetidas veces recomendó darle un giro a toda esta problemática sabiendo de primera mano que la situación no era nada fácil, estas novedades le fueron expresadas a usted de manera verbal y escrita por parte de la excontadora Dora Tatiana Girón en meses pasados.

En el seno del consejo del 2011, la administración y de la excontadora Dora Tatiana Girón se determinó en dar una solución de raíz a esta problemática (Conciliación Bancaria) en la que se debería partir de una consignación única entendiéndose sin error humano, bancario o de otra índole al identificar plenamente mediante un código de barras (Libreta de Consignación) no importando quien realizaba dicha consignación, esta gestión se la comunique a la Gerente de AV- Villas la señora Martha Lucia Chavarriaga quien estuvo dispuesta a darme las pautas para realizar dicho proceso, como saben todos ya no hago parte de la administración del conjunto por lo tanto este paso se quedó en el aire.

La historia al día de hoy (Facturación, conciliación Bancaria) no veo que haya cambiado en la unidad, en este mes de Septiembre personalmente recibí la factura en la que se pasa por alto un saldo a favor que llevaba de meses pasados que no fue registrado, curiosamente la factura del mes de Agosto esta si fue emitida correctamente. Anexo Acta de consejo donde se deja ver el trabajo para la comunidad y el informe de la Revisora Fiscal Ana María Camacho.

Anexo las actas del consejo de 2011, Actas (54-58-59) en donde se puede apreciar de manera clara el trabajo que se estaba adelantando bajo este ítem (Conciliaciones bancaria). El gran interés de parte del consejo de administración 2011 y la administración fue de darle un norte a las políticas contables de la unidad por esa razón nos dimos a la tarea de centralizar toda la información contable completamente actualizada y en línea en la oficina de la Administración y esa fue la labor que se empezó a gestionar durante mi periodo.

Punto No 3:

Empecemos por el resultado y conclusiones que se dieron en la Asamblea Ordinaria en Marzo de 2012. (Manejo de Cuota Extra)

Santiago de Cali, Marzo 14 de 2011.

Para: Consejo Directivo - 2011

De: Héctor Céspedes - Miembro de Consejo

Asunto: Conclusiones de Asamblea Ordinaria

Como es conocido por todos los propietarios del conjunto Altos de pinares , el día sábado 12 de Marzo de 2011 se dio conclusión a la asamblea aplazada en días pasados , el cual resalto varios puntos que fueron positivos en el desarrollo de la misma y de otros que deben abordarse de una manera especial. A continuación se describe lo siguiente:

El Presidente de la asamblea el Doctor Juan Carlos Luna dejo muy claro ante los presentes el trabajo conjunto que está desarrollando cada uno de los miembros del consejo Directivo, unidad de criterio y de pensamiento para el beneficio de la unidad Altos de Pinares. A pesar de que en la asamblea se vieron coletazos de personas que continuaban con un comportamiento agresivo y en ocasiones grotesco marcados por la torre en que habitan, se pudieron superar estos inconvenientes sin que ello pudiera alterar la continuidad de la reunión.

El Ejercicio de verificar y/o presentar el presupuesto para el conjunto realizado por el consejo un día antes de la asamblea fue muy positivo, ya que el desear realizar, soñar con todo tipo de obras de mantenimiento, adecuaciones, seguridad etc, nos hizo poner los pies sobre la tierra ya que la suma de estos rubros afectaba de manera directa y considerable el valor por apartamento por concepto de administración, En la conclusión de aprobar o no el presupuesto en asamblea, la novedad fue una copia idéntica del cual todos nosotros fuimos testigos la noche anterior. La aprobación del presupuesto nos deja un trabajo arduo y planificado para recoger fondos adicionales a la serie de obras que se quedaron por fuera y que también son de vital importancia para la unidad. De antemano existe el deseo y la buena voluntad de varios miembros del consejo de desarrollar actividades tales como: basares, bingos, fiesta de integración etc.

Otro punto que merece ser rescatado es el valor de la cuota extraordinaria aprobado para el proyecto de seguridad en nuestra unidad. Aunque es un rublo importante de $ 80 millones de pesos quedo en el ambiente un sabor agridulce por no tener un norte claro al tratar de construir un plan paso a paso o de un sistema general pero sin un delineamiento técnico aterrizado.

El día 8 de Marzo de 2011 se nos hizo la invitación al consejo directivo para la demostración del proyecto de seguridad cuyo costo era de $ 105 Millones de pesos, dicho proyecto cobijaba una plataforma de alarmas por apartamento, conexión de cámaras internas y externas integradas al punto de control (Portería) actual. Para el Día 11 de Marzo de 2011 presente un proyecto de cámaras en donde marcaba de manera clara, precisa y concisa tres fases para implementarlas de acuerdo a la necesidad de la unidad. En estas tres etapas se tuvieron en cuenta la repotenciación de los recursos de seguridad que ya posee la unidad y de las necesidades pendientes para completarlas, se integró un plan de cámaras para asesores y de cámara por piso en cada una de las torres dando una cobertura del 100% a los apartamentos del Conjunto. El valor de estas tres primeras etapas concebía un valor de $ 64 a 71 Millones de Pesos.

Se dejó como una cuarta etapa todo lo correspondiente a la zona perimetral o zona externa para su respectivo análisis técnico y presupuestal ya que en ella se debe de tener en cuenta cuales son los tipos de cámaras que se podrán instalar, ubicación, obra civil y puntos de control remoto a monitorear. Estimo que para un proyecto (Zona Perimetral) de este tipo el número de cámaras estarían en el orden de 6 cámaras profesionales más todo el montaje antes descrito nos daría fácilmente un presupuesto promedio de $ 40 Millones de pesos o hasta más.

Teniendo presente estos puntos me deja una gran inquietud por la propuesta del Señor Oscar Rodríguez presentada en la asamblea.

1. Por qué el cambio del valor del presupuesto presentado inicialmente al consejo directivo vs Asamblea ordinaria de la unidad? Pasar de $ 105 Millones a 92 Millones, es una diferencia grande de 13 Millones. Quien avalo este cambio de presupuesto expuesto por el señor Oscar Rodríguez (ante la ausencia del Señor Luis Carlos Orejuela) y que razones técnicas tuvieron para hacerlo?.

2. El señor Oscar Rodríguez expreso que el número de cámaras que necesita la unidad es de 36 aproximadamente, si tomáramos en cuenta este número de cámaras, con cuantas cámaras configuraríamos la zona perimetral? Descontando de las 36 cámaras para zona perimetral o Externa el saldo de ellas no superaría el valor de 28 o 30 cámaras, mi pregunta es cómo repartiríamos este saldo entre las 6 torres para tener un cubrimiento por piso fusionado con el sistema de alarmas? De no ser integral, más del 80% de los apartamentos NO podrían Obtener una respuesta inmediata de parte de la seguridad de la unidad y por ende un registro de novedades para su posterior estudio de video. Qué pasaría si se presentara más de un evento de robo a la vez? Como se respondería ante este suceso teniendo en cuenta la cifra antes mencionada (Más del 80% sin Cobertura-Cámaras)?

3. Esperaba una solución complementaria o integrada a la entregada el día 11 de Marzo de 2011 por parte del señor Oscar Rodríguez en asamblea con parámetros técnicos y presupuestos reales para tal fin.

4. “Lo que NO está escrito, No está hecho”. Este es un dicho popular que fácilmente se puede aplicar a la presentación dada en asamblea por el Señor Osar Rodríguez, sin desconocer que dicha propuesta cuenta con unos Ítems de gran interés para ponerlos en práctica pero que carecen de un valor cuantitativo real en su parte técnica.

En aras de seguir construyendo una mejor herramienta en el campo de seguridad para la unidad, como consejo Directivo nos queda analizar, plantear un plan de trabajo que aplique, viabilidad del proyecto, recursos actuales, Desarrollo por etapas, integración con el sistema actual, Sistema Eléctrico, Manejo de Ups, Protectores de Video, Manejo administrativo actual y futuro.

Teniendo muy claro cuáles son estos puntos a desarrollar, podríamos trabajar desde YA en la Ejecución de cada etapa y no esperar al mes de Marzo del próximo año, cuando se abonen todos los recursos y solo hasta esta fecha apenas empezar a construir las Herramientas para la problemática que vivimos en la Unidad Altos de Pinares.

Recalco una vez más el presupuesto asignado a través de cuotas extraordinarias por valor de $ 80 Millones es una cifra significativa (escogida por el promedio de las dos propuestas), pero NO alcanza a cubrir todas las necesidades de seguridad de la Unidad, por ello se requiere ser muy precisos y objetivos en el inicio de la culminación de la primera etapa de seguridad de la unidad y proseguir con las alternativas antes mencionadas.

Fin de comunicado a Marzo 14 de 2011.

En este orden de ideas en Marzo 22 de 2011 según acta de consejo No:44 se puede apreciar el caos de seguridad que reinaba en el condominio con la empresa Mastin de seguridad, desde esa época los robos eran continuos incluido un equipo de sonido que fue hurtado en la portería de la unidad siendo custodiado por la seguridad de ese momento, resultado de ello se tuvo que contratar una persona encubierta por solicitud de los copropietarios de las torres E y F y siendo pagado a la empresa del señor Luis Orjuela, el señor Luis Orjuela propone al consejo entrante formar un comité de seguridad conformado por personas preferiblemente que conozcan de seguridad de esta forma se le acepta la propuesta y son nombrados 4 personas para tal fin (Luis Orjuela, Bernardo, Mastin de seguridad, Héctor Céspedes)

En Abril 14 de 2011 (Acta No: 47) el señor Orjuela envía una carta y explica que él considera que ningún miembro del consejo debe pertenecer al comité de seguridad y solicita que el señor Héctor Céspedes no integre dicho comité, lo cual manifesté desacuerdo a tal decisión, pero aceptando NO pertenecer a dicho comité, este nuevo comité quedo integrado finalmente de la siguiente forma (Luis Carlos Orjuela, Antonio Monroy, Bernardo Orjuela).

Para Junio 16 de 2011 (Acta No: 52) se reúne nuevamente el consejo de 2011 con el señor Luis Orejuela y se analiza que para esta fecha deberíamos tener $34,000,000 millones de pesos por concepto de la cuota extra pero que solo hasta ese momento se contaba con $ 7,000,000 millones de pesos. Desde esta reunión se sugiere la colocación de las cámaras en las partes más vulnerables y estratégicas del condominio al igual en los ascensores por cada torre. El Doctor Juan Carlos Luna sugiere dar un paso adelante contando con el poco dinero que se tiene. En esta misma reunión el consejero Gonzalo Llano le sugiere al señor Orjuela que desmenuce su proyecto para ser presentado a la comunidad.

El 18 de Agosto del 2012 (Acta No:60) se reconfirma el desarrollo parcialmente del proyecto de seguridad por las razones antes mencionadas, en ese orden de ideas se define un fortalecimiento de la seguridad de la zona perimetral hacia adentro, es por eso que se entra a manejar el concepto de cámaras externas (Ptz) guiadas a control remoto, malla eléctrica en la parte posterior de la torre C, seguridad en la entrada peatonal con el sistema de esclusas (Doble Puerta) con la apertura y cerrado de puertas a través de un lector de código de barras o teclado, refuerzo a la portería, cuarto de control de cámaras en la oficina de la administración, control de entrada vehicular con la activación de sensores de movimiento tanto en el sótano como en plataforma, cámaras en los ascensores, cámaras en las entradas por cada torre en los sótanos y primer piso, cámara entrada a sótano.

El 01 de Septiembre de 2011(Acta No: 63): En la medida en que se obtenía el recaudo por cuota extra durante los meses en que se empezó a cobrar dicha cuota, se fueron adelantando la compra de materiales (contemplando todos los requerimientos del caso garantía, soporte, calidad, respaldo, precio) y equipos que por unanimidad del consejo y la administración se asumió hacerle frente ante las grandes necesidades de inseguridad que se tenía en el condominio.

El 22 de Septiembre de 2011 (Acta No: 65): El señor Administrador Héctor Céspedes y el honorable consejero Jacobo Girón fuimos invitados a una reunión en la unidad residencial la Hacienda Manzana 2 para tratar el tema de seguridad en el cuadrante ya que no solo como conjunto residencial éramos las únicas víctimas por robo. Era muy normal dentro de las estadísticas de la policía nacional tener en el frente de nuestro conjunto un promedio de uno a dos carros robados en la semana, a eso agréguele todos los robos internos en la copropiedad. Se respiraba un clima de inseguridad y desprotección total, la empresa Mastin de seguridad no tenía sistemas de control apropiadas para todos los eventos presentados en el condominio.

Para el 03 de Noviembre de 2012 (Acta No: 70): El señor Administrador Héctor Céspedes informa a todos los miembros del consejo el desarrollo y culminación de los anillos de seguridad 3 y 2 (Zona perimetral y entrada a las torres).

Las estadísticas hablan por sí solas de tener el robo continuo de uno a dos carros por semana antes del mes de Noviembre de 2011, el plan de seguridad implementado por el consejo de administración 2011 y la administración logro reducir esta cifra en un 99,5% . Se han dejado de robar en nuestra unidad un promedio de 44 a 88 vehículos de lo que va transcurrido el mes de Septiembre de 2012 e internamente en nuestra unidad la relación por robo a los apartamentos sea reducido en un porcentaje del 100%.

Podemos concluir que como consejo de administración y administración del 2011 hubiésemos querido realizar y complementar la meta del plan de seguridad propuesto a comienzos del primer semestre del año 2011, a pesar de la limitante del flujo de dinero por el concepto de cuota extra nos dimos a la tarea en el aprovechamiento al máximo de este recurso económico. La campaña del NO pago a la cuota extra sumado la de desprestigio y la de amenazas se tradujo en una asamblea extraordinaria en Junio 04 de 2011 y luego la formación de la mencionada “Veeduria Altos de Pinares” todos estos factores fueron un detonante para que esta meta de seguridad en el conjunto no se hubiese desarrollado a grado cabal en el periodo 2011. No contentos con lo anterior boicotearon la asamblea 2012, es más se presentaron como morosos de la cuota extra y solo terminada la primera parte de la asamblea ordinaria fueron corriendo al banco a cancelar dicho compromiso.

Hoy ese grupo es el que forma el consejo de 2012 quien tiene en sus manos el continuar o no con los planes de seguridad trazados y mencionados anteriormente. Las necesidades son muchas en el campo de seguridad dentro de la unidad, por ejemplo ya se nos es familiar compartir un ascensor como si fuera un baño público ante los malos olores, a donde vamos a parar? Una última inquietud, el señor Luis Orjuela menciono en reunión de consejo de 2011 que ningún miembro de consejo debería ser parte del comité de seguridad de la unidad, acaso él no es consejero y miembro del comité de seguridad actualmente? Como aplicamos la imparcialidad en este caso?

A continuación se muestra el resumen de lo realizado con el plan de seguridad:

“Se realizó obra civil para la instalación de nuevas cámaras en la unidad, se compran 20 cámaras tres de ellas PTZ que nos permiten tener un acercamiento de 27x y una rotación de 360 grados con movimientos verticales y horizontales, dichas cámaras se sumaron a las ya existentes teniendo ya la unidad 32 cámaras. Actualmente tenemos un DVR de 2 teras para recepcionar 32 cámaras con un rango de grabación de 34 días continuos. La señal de las cámaras puede ser monitoria desde portería y visualizada por internet. Con la metodología dada en este trabajo, pudimos obtener un beneficio grande para la copropiedad, en primer lugar los materiales para la obra civil se compraron directamente en fabrica, las cámaras de seguridad, PTZ, DVR, UPS la pudimos obtener con precios de distribuidor con garantía de 12 meses. Se contrató la mano de obra para la ejecución del proyecto de cámaras de la unidad lo que nos ha representado un ahorro sustancial de más del 40%. Se tiene preparado la ejecución del tercer paso para la integración de seguridad del conjunto en los ascensores por cada torre. Actualmente se tienen novedades muy desagradables en los ascensores como orines de perro y humano, daños de botonería, rayones etc. Este ítem hace parte del pago de la cuota Extra.”

Altos de Pinares - Plan de Seguridad
Periodo 2011

Ítem	Descripción	Valor
1	Compra de Insumos para instalación de cámaras	$ 4.077.200
2	Mano de Obra - Puntos Cámaras Pago No.1	$ 2.787.000
3	Compra de material cámaras de seguridad	$ 10.667.664
4	Compra de Ups y Monitor	$ 700.000
5	Mano de Obra - Puntos cámaras Pago No. 2	$ 2.787.000
6	Compra de Insumos cámaras	$ 1.694.500
7	Materiales Eléctricos para polo a tierra	$ 919.200
8	Instalación cableado polo a tierra	$ 260.000
10	Reubicación puerta Administración - Cuarto de Control Cámaras	$ 400.000
11	Compra de Dos Sirenas + materiales + mano de obra	$ 850.000
12	Compra de Tv Led 32 Pulgadas	$ 809.010
13	Compra de una cámara Torres E y F	$ 165.000
14	Ajuste y Calibración de Cámaras	$ 346.150
15	Configuración de Red	$ 120.000
16	Configuración DvR Ip Seguridad	$ 111.480
17	Cableado de tres puntos de red(DvR) - Portería	$ 360.000
18	Cableado zona ingreso parqueaderos - Materiales y Mano de Obra	$ 450.000
19	Segunda Puerta Entrada Peatonal-Manejo Exclusas + Gato Hidráulico, Puerta de Portería	$ 2.419.832
	Reubicación cámara entrada peatonal + Materiales cuarto de Control (Pintura + Canaleta
	estructura panel Yeso, puerta en madera, cerradura, toma Eléctrica) + Mano de obra de
	cuarto control de cámaras

	Total	$ 29.924.036

La siguiente es la Relación de Gastos generados para el plan de Seguridad con el conjunto.

Punto No 4:

Quiero aclararle que en el modo, tiempo y lugar esta serie de preguntas serian apropiadas planteárselas y compartirlas con el Señor Jairo Ramírez administrador de este tiempo, quien puede dar fe de varias de sus inquietudes además fue quien valoro, presento y recomendó la firma Art/Deco. Anexo las actas de consejo 2011 para precisar varias de sus dudas:

Acta 48: El Administrador Jairo Ramírez (Informe Administrativo) vigente para este periodo recomienda al consejo entrante del 2011 (Incluido como Consejero Héctor Céspedes) al Ingeniero Daniel Pérez para valorizar y cuantificar el informe de la interventora Elssy Ospina.

Acta 50: El consejo de Administración entrante validando la documentación presentada por el ingeniero Daniel Pérez junto con las respectivas pólizas de cumplimiento y siendo revisado por el Administrador Jairo Ramírez, da el aval para el comienzo de la obra de aguas freáticas:

Anexo copia del contrato firmado por el administrador de esa época el señor Jairo Ramírez.

La obra de aguas freáticas se culminó en los tiempos de trabajo acordados entre ambas partes y dio como resultado final una excelente opción de recuperación de las aguas freáticas para el riego de las zonas verdes del condominio, por ende se reflejó el ahorro de consumo de agua (Zonas Comunes) en la factura de servicios públicos en los siguientes meses del año, pasamos de tener un consumo entre 700-1100 metros cúbicos a ser reducidos con la obra de aguas freáticas en un promedio de 300-400 metros cúbicos, este es el mejor examen que uno puede tener al comparar los promedios del antes y el después de realizado la obra, prueba de ello es la consulta de los recibos de servicios públicos que reposan en la administración.

Durante mi periodo como administrador del conjunto funciono de manera eficiente las dos bombas del pozo freático de las torres E y F, prueba de ello es que en este periodo tuvimos varios vendavales e inundaciones donde la labor de expulsión de las aguas freáticas se desarrolló de manera eficiente cuando los niveles de agua llegaban a su tope máximo dentro del pozo freático, conjuntamente la otra bomba para el riego de zonas verdes quedo funcionando correctamente, en la obra de aguas freáticas se instaló la caja de control que esta empotrada a la pared cerca del pozo de aguas freáticas para que se manejara de manera automática o manual. Es de precisar que durante este periodo sufrimos un constante vandalismo presentado a los puntos de riego y a la caja controladora de los aspersores ubicados en la parte posterior de la Torre E.

A continuación se muestra el informe presentado a toda la comunidad analizando los promedios que se tenían para este entonces:

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Fecha Agosto 1 de 2011.

Ejecución de obra Freática – Resultado Final Beneficio Económico

MEDICIÓN DEL BENFICIO ECONÓMICO DEL PROYECTO DE AGUAS FREÁTICAS.

Estos son los datos del registro de los consumos de agua durante los últimos seis (6) meses en la Unidad. En Abril se inicia el Proyecto de Agua freáticas de la Unidad. En Mayo entra en operación parcial y en Junio se termina.

CONSUMOS HISTÓRICOS O ANTERIORES (EN M3)

Ene Feb. Mar Abr May Jun Año 2011

873.5 873.5 1065 1134 759 386

Diferencia del consumo entre Abril y junio: 748 m3

Significa que con la entrada en operación del proyecto, el ahorro en los dos (2) primeros meses ha sido de 748 M3 a una tarifa de Consumo y vertimiento de $2.703/M3, nos da un equivalente de $2.021.844. Esta cifra hace más que justo y acertado el haberle dado prioridad a este proyecto por encima de los otros que estaremos ejecutando con los dineros de la Cuota extra.

Es decir, es un proyecto que con el transcurso del tiempo, se paga solo. Además de beneficios ecológicos colaterales al evitar al sistema de Acueducto producir agua potable para el riego de jardines y lavado de zonas comunes.

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Si no estoy mal (Periodo de Empalme) el Ingeniero Daniel Pérez paso una cotización inicial con unos precios más altos al que finalmente se oficializo el contrato y donde se contemplaron menos puntos de riego, esta situación la manejo el administrador Jairo Ramírez , en mi cabeza quedo grabado los 12 millones de pesos pero revisando las operaciones de traslado de la cuenta de ahorros a la corriente esto es un saldo a favor a la cuota extra y se puede corroborar en los extractos de las cuentas (Corriente y Ahorro) ya que se le pagaron al Ingeniero Daniel Pérez la suma que aparece en el contrato de aguas freáticas.

Punto No: 5:

Como se explicó en el punto dos, el lema es: “El orden empieza por casa” nos dimos a esa tarea como consejeros del 2011 y como ente administrativo, tener las cuentas claras y precisas, teniendo presente las nuevas normas internacionales, se validaron diferentes programas contables incluso se realizó un demo con varios miembros del consejo de administración y la administración para corroborar las propiedades del programa Eurowin, conjuntamente se validaron garantías, soporte, experiencia y actualización continua, de esta forma se llegó a la conclusión de ser escogido este gran aplicativo.

Por qué lo elegimos? Porque es:

Completamente integrado.
Programa Líder en España con un abarcamiento del 80% del mercado
Experiencia demostrada en Normas Internacionales
Cumple con las nuevas normas internacionales
Por contener el Modulo de conversión de Informes a Normas Contables
Una gran potencia en la navegación interna entre los diferentes documentos del programa. Trazabilidad completa.
Posibilidad de impresión en PDF de facturas, remisiones, cotizaciones, presupuestos y pedidos.
Contabilización automática de los movimientos de gestión.
Contiene factura electrónica
Generador de listados, más de 300 informes predefinidos, con posibilidad de generar informes a medida o adaptar los existentes, permitiendo incluso generar documentos con múltiples idiomas.
Acceso directo a los vídeos de formación desde cualquier pantalla del programa.
Toda la información puede ser impresa o exportada en formato Excel, Word, Dbf, ASCII, HTML.
Posibilidad de configurar por usuario, el ancho y orden de las columnas en los listados de la aplicación.
Incorpora una agenda electrónica con calendario diario y semanal, compartido entre usuarios, para anotar reuniones, llamadas, tareas, etc.
Múltiples usuarios, con posibilidad de definir a qué opciones puede acceder y con qué derechos de trabajo.
Personalización y creación de barras de herramientas para cada usuario.
Acceso directo a las páginas web y direcciones de e-mail de clientes o proveedores.
Potente gestor de gráficos en 3D, con múltiples vistas seleccionadas por el usuario (líneas, barras, tortas, puntos, difusa, polar, etc.…).
Posibilidad de altas, búsquedas directas y creación personalizada de consultas de todos los mantenimientos del programa desde cualquier pantalla.
Multidivisa, para el tratamiento de importaciones y exportaciones.
Posibilidad de crear múltiples empresas, pudiendo elegir si van a compartir ficheros maestros (clientes, proveedores, artículos, etc.) o serán totalmente independientes.
Gestión de mailing a clientes y proveedores.
Gestión inmobiliaria.

Con el buen trabajo de recuperación de cartera que se desarrolló en ese momento, nos permitimos como consejo de administración y administración hacer esta inversión para el conjunto ya que durante los 15 años de existencia del conjunto era muy conveniente adquirirla como herramienta estructural para el trabajo contable.

Informe de empalme consejo 2011 – 2012.

“Dentro del proceso de sistematización de la contabilidad en línea del conjunto nos falta al día de hoy (Marzo 29 de 2012) la captación de recibos de consignación de los meses del primer trimestre del presente año, diseño de la factura según las necesidades del conjunto, ajuste del nuevo valor de administración según presupuesto aprobado en la asamblea de copropietarios 2012. Se tiene pendiente la continuación de la capacitación del programa contable en sus diferentes módulos integrados y por ende finalizar la etapa de implementación, Hoy día contamos con un 90% ejecutado en la etapa de parametrizacion faltándonos tan solo un 10% para dar por terminado la fase de configuración y puesta en marcha del programa Eurowin”.

Las Actas 58 – 59 expresan los trabajos de parametrizacion y montaje del aplicativo en la unidad.

Se anexa informe de los trabajos adelantados con el programa contable a toda la comunidad y las actas 58-59.

Punto No 6:

Considero que su apreciación es relativa, como se explica que el consejo 2011 y la administración tuvo diferentes actividades en el salón social con la comunidad de Altos de Pinares donde se evaluaron las necesidades por cada torre las cuales se llamaron “reuniones comunitarias”, de igual forma este Video beam fue utilizado en varias de las reuniones de consejo en la oficina de la administración.

Anexo el oficio final de una de las reuniones en el salón social, sin duda alguna en el mercado hay excelentes propuestas de compra de Video beam pero para esa época eran inalcanzables para la administración.

Punto No 7:

La decisión antes durante y después de todas las novedades con la empresa mastin de seguridad estuvo precedida de constantes llamadas a las directivas de manera verbal y escrita sin que ellos se presentaran a la oficina o en su defecto se lograra una cita. El siguiente texto muestra la descripción de los hechos, Marzo de 2012.

“Por los continuos robos, la mala o regular atención a copropietarios y/o residentes, la falta de controles de la empresa Mastin, La borrachera de los guardas de seguridad, la falta de respuestas claras y precisas de los diferentes reclamos hechos por los copropietarios y la administración, llevo a que la administración desde los meses de Junio a Diciembre del 2011 se les notificara de manera verbal y escrita cada una de las inconformidades siendo estas escuchadas mas no solucionadas. En el mes de Diciembre y como era de costumbre se les comunico de manera escrita a la empresa Mastin el ajuste de los pendientes ya que se iba a cerrar el periodo contable 2011 para la unidad, de manera unilateral la empresa Mastin amenazo con que al día siguiente de dicha comunicación la unidad se quedaba sin guardas de seguridad. La solución parcial de dicha novedad fue la siguiente: La empresa mastin manifestó con uno de sus abogados de la ciudad de Bogotá el desistimiento del contrato sin que ello ocasionara ninguna penalidad al conjunto, hasta nuestros días la empresa Mastin no ha cumplido con dicho documento. El consejo de administración y la administración empezó la labor de cotizaciones de las diferentes empresas de seguridad dando como resultado la escogencia de Fortox, empresa que fue seleccionada como la mejor en su tipo que de antemano daba las garantías necesarias para el conjunto. (Ver actas de consejo 2011). Para el mes de febrero de 2012 se les pide a la empresa Mastin que incumpliendo con lo pactado y por la falta de los puntos antes mencionados se daba por concluido el contrato de seguridad hasta el día 29 del mes de Febrero de 2012. Para la última semana del mes de Febrero de 2012 la empresa Mastin hace un desmantelamiento de puesto sacando el día domingo 26 del 2012 a las 4:00 de la mañana 10 cámaras de seguridad del condominio situación que no fue notificada a la administración. Ante la gravedad de los hechos se instauro un derecho de petición a la Superintendencia de vigilancia privada por las acciones de la empresa Mastin contra el condominio y hasta la fecha se les sigue notificando la necesidad de concretar a las directivas de la empresa Mastin para que den la cara por toda las irregularidades acontecidas, actualmente se tiene la provisión de la última factura de cobro de la empresa Mastin de seguridad por valor de $ 10, 667,471.”

Es de conocimiento público que en el mes de Diciembre de 2011 estando en una licencia no remunerada los consejeros-2011 estuvieron al tanto de toda la situación, consultaron y verificaron con los abogados estos hechos por lo que precisamente se llegó a la conclusión entre ambas partes del desistimiento de contrato por parte de Mastin de Seguridad. Se dejó la provisión de pago para que el nuevo consejo 2012 efectuara dicha obligación teniendo de presente lo enunciado.

Al nuevo consejo del 2012 se les notifico tanto en forma verbal y escrita por todos los hechos presentados con la empresa Mastin de seguridad (Su Incumplimiento, trato, faltas, Desmantelamiento de Puesto, etc), es más este tema lo tocamos en reunión de consejo de 2012.

La señora Norma Benítez (Presidente) y el señor Oscar Rodríguez (Vicepresidente) le hicieron antesala al señor Sigifredo Santacruz y se apropiaron del tema llegando a una reunión que se celebró el 20 de Abril de 2012 con cinco personas en la oficina de la administración (Norma Benítez-Presidente, Oscar Rodríguez -Vicepresidente, Bárbara Ñañez - Exconsejera 2011, Sigifredo Santacruz-Gerente Mastin, Héctor Céspedes-Administrador, se levantó un acta donde se estipulaba el acuerdo de pago entre seguridad Mastin y el conjunto residencial, devolución de las 10 Cámaras de seguridad, la CPU donde quedo registrado las últimas novedades de las cámaras, bitácoras y el pago del robo del radio en vehículo en el sótano de la unidad. Anexo acuerdo de pago consejo 2012 y Mastin de seguridad y actas de consejo No:72-77..