Como estamos a punto de programar ya las asambleas no solo en la Propiedad Horizontal sino también en las
empresas
donde somos asesores me permito transcribir completamente algunas
recomendaciones de carácter general para que su Asamblea de
Copropietarios no se vuelva una cuestión tediosa, larga y monótona,
mencionando algunos aspectos prácticos y otros legales, que seguramente
serán de utilidad.
En primer lugar es necesario decir que la reunión
NO
debe convertirse en una larga jornada, exasperante y fatigante, para lo
cual debemos organizarla y dirigirla de manera que pueda realizarse en
un máximo de dos o dos horas y media, tiempo más que justo para evacuar
los
temas después de un debido análisis y debate.
Para lograrlo, es necesario recordar y recordarle a los asistentes
que la Asamblea solo debe tratar los temas que son de su exclusiva
competencia y dejar los temas generales para su debido tramite ante el
órgano competente: P. ej. Los temas que pueden ser resueltos por el
Consejo de Administración se trataran en reuniones del Consejo y los
temas que son competencia del Administrador deberán ser planteados
directamente ante la Administración. Eso significa sencillamente que en
la reunión de Asamblea
NO SE DEBEN TRATAR TEMAS QUE SON DE COMPETENCIA DEL CONSEJO O DEL ADMINISTRADOR, sino SOLO AQUELLOS QUE COMPETEN A LA ASAMBLEA.
De lo contrario, la reunión será interminable y con el riesgo de que
por estar tratando temas que se deben resolver en otras instancias se
dejen de tratar los temas que verdaderamente son para la Asamblea.
Es muy importante también que el Presidente de la Reunión, (Que sea
nombrado por los asambleístas), tenga alguna experiencia y sepa conducir
la reunión de una forma ordenada, sin permitir intervenciones que se
salgan del orden del día aprobado, evitando confrontaciones, sometiendo a
debate y a votación las propuestas, etc.
Tengamos en cuenta que la
Asamblea General es la máxima autoridad de la copropiedad,
y está conformada por los COPROPIETARIOS “o sus representantes”
reunidos en la forma en que se indica en la ley y en el reglamento de
Propiedad Horizontal, en lo que se refiere a Quórum, representación,
etc.
Nótese que en la Ley 675, se dice que
“El voto de cada
propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del
respectivo bien privado”, lo que fue modificado parcialmente por la
Sentencia C-522/02 que dice literalmente: “Segundo Declarar EXEQUIBLE el
parágrafo 2° del artículo 37 de la Ley 675 de 2001 en el entendido que
cuando se trate de inmuebles destinados a vivienda, el voto de cada
propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del
respectivo bien privado, solo para las decisiones de contenido económico
conforme a lo expresado en la parte motiva de la sentencia.”
Dice también la ley que las
DECISIONES tomadas por la Asamblea General son
OBLIGATORIAS
para todos los copropietarios, incluso ausentes y disidentes, y en lo
que sea pertinente, también son obligatorias para el Administrador,
Revisor Fiscal, etc.
Recordemos además, que en la mayoría de los Reglamentos se establece que los miembros
del CONSEJO, el ADMINISTRADOR o el REVISOR FISCAL, NO PUEDEN
REPRESENTAR a otros copropietarios, lo que se debe tener muy presente en
el momento de VALIDAR LOS PODERES.
Las funciones de la Asamblea, según la Ley 675, son las siguientes:
1. Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente
cuando fuere el caso, para periodos determinados, y fijarle su
remuneración.
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual
de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo
de Administración y el Administrador.
3. Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de
convivencia para periodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso
residencial.
4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas
para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como
incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
5. Elegir y remover los miembros del consejo de administración y,
cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los periodos
establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto
será de un (1) año.
6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
7. Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y
autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso
de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.
8. Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la Ley 675.
9.Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de
administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de
las obligaciones previstas en Ley 675 y en el reglamento de propiedad
horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa
consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad
horizontal.
10. Aprobar la disolución y liquidación de la persona Jurídica
11. Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier
erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la Ley 675.
12. Las demás funciones fijadas la misma Ley, decretos reglamentarios de la misma, y el reglamento de propiedad horizontal.
Los temas a tratar, deberán en consecuencia ser aquellos que correspondan a los anteriores puntos.
La Asamblea debe reunirse por lo menos una vez al año, en la fecha
que señale el reglamento. Si el mismo no dice nada al respecto, se
reunirá en los primeros tres meses, después del vencimiento del periodo
presupuestal, especialmente para aprobar balances y estados financieros
del periodo que finalizo, y para aprobar el presupuesto de gastos, que
permitirá fijar la cuota de Aporte a expensas Comunes (“Cuota de
Administración”)
Otro punto importante es el que se refiere a la
Convocatoria a la Asamblea, que queremos tratar con detenimiento, ya que una causa frecuente de
INVALIDACION de Asambleas es precisamente una convocatoria que no cumple con las normas legales.
Dice entonces
la Ley 675 que la Citación debe hacerse con una antelación no menor de
quince (15) días calendario, y es una función que corresponde al
administrador. Aunque la ley no haga mayores observaciones al respecto,
la mayoría de Reglamentos establecen pautas para la Convocatoria, que
le den suficiente “soporte” legal.
En nuestro concepto es indispensable que la convocatoria contenga:
1. Fecha de la citación
2. Tipo de Reunión (Ordinaria, Extraordinaria, en Primera Convocatoria…)
3. Fecha y hora exactas de la Reunión, usando preferiblemente el
formato de hora “24 Horas” (“Hora militar”), para evitar equivocaciones o
malas interpretaciones reales o ficticias.
4. Sitio de la Reunión
5. Orden del día propuesto
6. Mencion del hecho de que a partir de la fecha de la convocatoria
estarán los Balances y demás estados financieros disponibles en la
Oficina de la Administración, durante mínimo ocho horas diarias, para la
revisión y verificación de los copropietarios.
7. Instrucciones para el otorgamiento de
Poder, en caso de imposibilidad de asistencia.
8. Relación de documentos anexos, que son generalmente:
Copia de
Balance, Estado de Resultados, Anexos al Balance, Relación de Cartera,
DEUDORES, proyecto de presupuesto con sus anexos.
Aunque a veces parezca incomodo anexar todo un “Cartapacio” de
documentos, esto es
FUNDAMENTAL: Permite agilizar la reunión, ya que los
propietarios llegaran a ella debidamente documentados y no se perderá
tanto tiempo en explicaciones y aclaraciones, además que demostrara la
transparencia de cada acto
administrativo.
La ley establece que si no se llegase a completar el Quórum
reglamentario, (“por lo menos mas de la mitad” de los coeficientes en
que se encuentra dividida la copropiedad), se deberá convocar nuevamente
en
SEGUNDA CONVOCATORIA, reunión que se realizara “el
tercer día hábil siguiente” al de la PRIMERA Convocatoria, a las 20:00
Horas, salvo que el reglamento disponga otra cosa, y en esta reunión se
SESIONARA Y DECIDIRA VALIDAMENTE con cualquier Numero plural de copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
Claro está, que esto no es válido cuando se pretende considerar y decidir asuntos que requieran una “MAYORIA CALIFICADA”.
En la SEGUNDA CONVOCATORIA se deberá dejar constancia de lo dispuesto
en el Artículo 41 de la LEY 675, en lo que se refiere a QUORUM.
Es muy importante dejar CONSTANCIA de la entrega de la Convocatoria a
cada uno de los copropietarios, y corresponde al Administrador tomar
todas las medidas posibles para que cada uno reciba oportunamente la
suya.
Para evitar posteriores reclamos y ACCIONES LEGALES, recomendamos:
- Elaborar listado para que cada propietario firme, dejando constancia de que recibió la correspondiente convocatoria
- Archivar debidamente los comprobantes de CORREO CERTIFICADO,
mediante el cual se deben enviar la convocatoria a los copropietarios
que no residan en la copropiedad.
- Enviar la citación a la ULTIMA DIRECCION REGISTRADA por el
propietario, y naturalmente asegurarse de mantener actualizado el
REGISTRO DE COPROPIETARIOS.
- En lo posible, enviar un RECORDATORIO uno, dos o tres días antes de la reunión
- Utilizar los recursos tecnológicos de avanzada, como el Correo
Electrónico o el Fax, para Convocatorias y recordatorios. Guardar la
constancia y copia de esos envíos.
Cobro de multa por no asistir a Asamblea de Propietarios, ¿es legal?
Existe legalidad en
hacerlo, pero se deben cumplir un par de puntos que a continuación
explicamos. La multa no puede ser automática ya que en nuestro país la
Constitución Política parte del principio de buena fe.
Es viable cobrar una multa, pero para que se pueda hacer, por inasistencia de sus propietarios o delegados,
es
menester que esté previamente establecido en el reglamento interno, en
los estatutos o que en anteriores asambleas se haya aprobado esta
disposición con mas del 70% del coeficiente. Este sería el primer requisito.
Hablemos de un segundo requisito.
Estas no son multas automáticas porque en Colombia la Constitucion Política parte del principio de buena fe.
Para poder imponer la sanción por inasistencia, al propietario ausente
se le debe enviar una comunicación donde se le dice que no asistió y se
le recuerda un término de días para que presente excusa ante el Consejo
de Administración.
Posteriormente el Consejo de Administración se reunirá, analizará la
excusa y deberá, motivadamente, decidir si acepta o no dicha excusa.
Luego determina si impone o no la multa.
Se habla entonces de todo un procedimiento para imponer multas por inasistencia.
Imposición de la sanción/multa
Para poder imponer la sanción por inasistencia, se debe cumplir con varias condiciones:
- Primero, que la citación de convocatoria se haya efectuado con la
debida antelación que establece la Ley 675 de 2001, artículos 39 y 41, o
sea, 15 días calendario para la primera convocatoria y mínimo tres días
hábiles después la segunda.
- Que se haya notificado debidamente a los propietarios mediante
comunicación enviada a cada uno de los propietarios de cada inmueble a
la última dirección registrada por los mismos ante la administración.
Nota: no necesariamente a un propietario se le debe
notificar en el mismo inmueble de su propiedad, pues es posible que
tenga desocupado o arrendado su inmueble, de tal manera que se le deberá
notificar en la dirección que informe a la administración (ante
desconocimiento absoluto, incluso de correo electrónico o celular, se
hará entonces en el inmueble que está al interior de la PH).
- Se le permita al propietario que será sancionado por no asistir, su derecho a la legítima defensa.
O sea, se le escuche en descargos por parte de la Asamblea o Consejo de
Administración si lo hay, para que el propietario pueda presentar las
excusas debidamente que prueben la causal de inasistencia, posterior a
eso, el ente sancionador podrá determinar si acepta o no las pruebas de
dicha inasistencia y multará o no.
Como se observa en el Punto 3, no es que por el
hecho de no presentarse, que simplemente la administración en el
siguiente mes le carga la multa en el recibo de la cuota mensual de
administración. Primero se le
debe notificar del inicio del proceso sancionatorio para que se pueda defender, luego y según los descargos, si se impondrá formalmente la multa.
Recordemos
Primero: que esté establecida la multa y su valor, previamente, por parte del máximo órgano social.
Segundo: a la persona se le debe notificar que será multada y hay que darle un término para que pueda presentar excusa.
Si no se cumplen los dos anteriores pasos, la multa será ilegal.
Tomado de A.I.P.H LTDA
Atentamente;
Luis Alberto Penagos Martínez
Consultor Internacional de InterAmerican Community Affairs USA
Auditing Investigative Forensis
