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jueves, 18 de julio de 2013
martes, 16 de julio de 2013
Balance General y Ejecucion Presupuestal al 30 de Abril de 2013
Santiago de Cali, Julio 11 de 2013
Señores
JUNTA
ADMINISTRADORA
Conjunto Residencial
Altos de Pinares
LC
Comedidamente me
permito presentarles mi Informe sobre el Balance General y Ejecución
Presupuestal al 30 de Abril de 2013:
ANALISIS
AL BALANCE GENERAL AL 30 DE ABRIL DE 2013
ACTIVOS
Los Activos ascienden
a $448.040.000, de los cuales la partida de Deudores Ingresos por Cobrar
representa el 60.16% que en términos monetarios es $269.573.000, los Diferidos
ascienden a $53.919.000 que en términos porcentuales es el 12.03%, la Propiedad Planta y Equipo cuenta con un
valor, $42.346.000 representando el
9.45%, Deudores Varios asciende a $27.387.000 representando en términos
porcentuales el 6.11%. Las Inversiones tienen un valor de $24.414.000 que
representa el 5.44 %. Y el Disponible asciende a $27.016.000 que representa el 6.02%.
La cuenta de Cuotas
de Administración se disminuyó del mes de
Marzo a Abril en $445.000, sería importante lograr que este comportamiento se mantuviera ya que el
valor es muy alto.
PASIVOS
El Pasivo asciende a
$277.548.000 que representa el 61.94% de los Activos. Es decir que por cada
peso que se tiene en los Activos se debe 61.94 centavos.
La cuenta Otros tiene
un valor de $251.980.000 que representan el 90.78% del Pasivo. Dentro de esta
cuenta están, entre los más representativos los siguientes:
Otros Pasivos por
valor de $85.434,000, Otros Gastos con $53.746.000, Provisiones e Imprevistos
con $28.076.000 y Seguros con $23.473.000,
Ingresos Recibidos por Anticipado con $11.956.000, Consignaciones por Identificar
con $15.149.000, Provisión para Costos y Gastos con $13.395.000 y Servicios Técnicos
con $10.411.000.
Por Honorarios se
tiene obligaciones que suman $4.479.000 representando el 1.61% de los pasivos.
ANALISIS
A LA EJECUCION PRESUPUESTAL AL 30 DE ABRIL DE 2013.
INGRESOS
Al 30 de abril del
2013 se ejecutaron unos Ingresos por $219.464.000 de un presupuesto por
ejecutar de $201.640.000, lo que significa que se ejecutó de más $17.824.000. De los Ingresos por Cuota
de Administración se dejó de facturar el 9.72% que representó en términos
monetarios la suma de $5.490.000. Lo
anterior significa que existen otras partidas donde se ha recaudado dinero sin
estar proyectadas en el presupuesto, como son: los Intereses por Cuotas de
Administración donde se facturó la suma de $12.405.000.
Al 30 de Abril los Gastos
ascendieron a $ 225.942.000 gastándose de más $24.302.000 ya que se tenía
presupuestado gastar $201.640.000.
La discriminación de
los Gastos es la siguiente:
Los Gastos de Personal ascendieron a $30.329.000
y se tenía proyectado gastar $25.219.000, es decir se han gastado de más en 4
meses, la suma de $5.110.000, los Gastos de Administración ascienden a $23.263.000 y se tenía proyectado gastar
$20.654.000, es decir se han gastado en estos 4 meses la suma de $2.609.000.
Gastos Comunes con $116.342.000 y se tenía proyectado gastar $96.072.000, es
decir se han gastado de más en 4 meses la suma de $5.294.00 y en Mantenimiento Conjunto se han gastado $41.387.000
y se tenía proyectado gastar la suma de $46.570.000, es decir, es el único rubros
del presupuesto que da positivo donde se han dejado de gastar $ 5.183.000.
En resumen, con unos Ingresos
ejecutados de $219.464.000 y unos Gastos realizados por $ 225.942.000 nos
arroja un Déficit en lo corrido del
ejercicio de $6.478.000, lo que refleja que de seguir este ritmo de
gastos al final del ejercicio se puede presentar un Déficit Acumulado de más de
$19.434.000.
En cuanto a los
soportes del Balance General he recomendado que las consignaciones y demás
documentos que no sean del mes que están contabilizando las retiren y utilizarlos
en el mes correspondiente.
He solicitado la
relación de las Consignaciones Por Identificar pero no la he obtenido. A esta
cuenta hay que hacerle seguimiento cada mes, siendo que su valor es muy alto,
$15.149.000.
En el Balance General
Comparativo el Total ACTIVOS y el TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO refleja una
diferencia de $13.069.240.92. A que se debe esta diferencia?
En el Balance de Comprobación
aparecen las cuentas: “Depósitos para Juicios Ejecutivos”, “Cuenta por Cobrar
Trabajadores-Calamidad Doméstica”, “Deudores Varios” y “Deudas de Difícil
Cobro” que no tienen ningún abono desde hace varios meses.
He solicitado el
anexo de la cuenta Propiedad Planta y Equipo pero no lo he obtenido.
He recomendado que
aclaren la cuenta Otros Pasivos por valor de $85.294.000, pues este valor tan
alto está afectando el Balance General.
Continúo esperando
respuesta sobre los Informes de Comprobantes que ésta Revisoría ha enviado.
Sobre el tema de la
cartera en lo referente a la Circularización y a la lista que pasaron los
propietarios en la Asamblea General sobre quejas, no he recibido respuesta
alguna, tampoco sobre la “toma de cartera” que pensaban realizar, no me han
citado.
Cordialmente,
ANA MARIA CAMACHO
MORCILLO
Revisora
Fiscal
TP
15793-T
domingo, 14 de julio de 2013
Balance General al 31 de MARZO de 2013
Santiago de Cali, Julio 6 de 2013
Doctor
LEONARDO PATIÑO
Administrador
Conjunto Residencial Altos de Pinares
LC
Por medio de la presente y habiendo revisado los soportes del Balance General al 31 de MARZO de 2013 me permito informarle las inconsistencias encontradas:
RECAUDOS
En el Boletín de Recaudos anexaron consignaciones del mes de abril que creo las deben necesitar para ese mes. Sugiero retirarlas y contabilizarlas en dicho mes.
Al igual anexaron 2 consignaciones repetidas por valor de $190.440.
RE 1490 Tanto el extracto como la máquina registradora tiene el apartamento 902-7 pero en la contabilidad tienen 6-902.
RE 1496, 1511, 1540, 1548 y 1566 Falta el extracto para poder revisar las consignaciones.
Faltó anexar la relación de las Consignaciones Pendientes por Identificar para confrontar con las que van identificando.
A que se debe el Descuento Comercial en el RE 1585 por valor de $195.244?
EGRESOS
CE 1413 En este comprobante aparece como explicación “Compra Llave de Agua” pero son Gastos de Asamblea. Como ésta es una Cuenta Por Pagar, la han debido contabilizar a ese gasto.
Pregunto: Porque el Conjunto Altos de Pinares asume $6.000 y $1.100 por concepto de impuesto y no el proveedor?
Falta cumplir el Reglamento de Caja Menor, no pueden llegar hasta agotar casi el valor de la caja.
CE 1415 Falta anexar la factura original, el nombre correcto por el cual han debido girar el cheque es “Fonanciera S.A.S.” según Cotización adjunta y no como lo giraron “Financiera S.A.S.”.
El pago se realizó en fecha diferente a la que informara la Aseguradora, era febrero 24 y giraron marzo 11.
CE 1416 El pago se realizó en fecha diferente a la del vencimiento era febrero 15 y se pagó Marzo 6. Tener en cuenta que el pago es referente a la seguridad del mes de enero de 2013.
Falta anexar la Seguridad Social y la nómina de los trabajadores de la compañía Fortox.
CE 1419 Falta anexar la seguridad social, fotocopia de la cédula y el original de la factura.
CE 1420 Pregunto: Porque contabilizan “ajuste al peso”, más bien es una Cuentas por Cobrar ya que se le pagó demás al proveedor.
CE 1423 Tener en cuenta que se están pagando intereses de mora. En este recibo facturaron $51.441 por dicho concepto. Se pagó esta nueva factura el 12 de marzo siendo que se ha debido pagar el 28 de febrero.
CE 1424 En el pago del ICA no se observa bien la máquina registradora del pago.
CE 1426 Falta anexar las facturas originales.
Han debido contabilizar la factura No. 638816 por el valor total al igual la devolución que presenta el proveedor. Contablemente se la abonaron a esta factura siendo lo correcto a la factura No.638795.
CE 1427 Sería interesante conocer la carta de respuesta de la empresa American Products sobre si están de acuerdo con las cuentas que el Administrador le hace en la carta de fecha 18 de julio de 2012, porque de lo contrario se les estaría debiendo más.
Falta anexar factura.
CE 1429 Falta anexar la seguridad social.
CE 1430 Falta anexar la seguridad social y la firma de quien recibe que es la misma persona que recibe en el CE 1422, no coinciden.
CE 1433 Falta firma de recibido.
CE 1434 Factura sin número.
CE 1435 Falta anexar la seguridad social, falta número en la factura.
CE 1436 Falta firma de recibido. Falta cumplir el Reglamento de Caja Menor, no deben llegar hasta agotar casi el valor de la caja.
CE 1437 Falta anexar: original de la factura, el RUT, fotocopia de la cédula.
Me pueden informar en que mes consignaron y que valores las personas o empresas que iban a financiar los folletos?
CE 1438 Falta anexar la original de la factura y la seguridad social.
Recomiendo que tanto a las compras como a los servicios prestados les elaboren un Acta de Recibo para tener la tranquilidad de que la mercancía se recibió y a entera satisfacción o el servicio fue realizado.
CUENTAS POR PAGAR
Nuevamente aparece mal elaborado el comprobante de cuentas por pagar, hay débitos que no están seguidos de su contrapartida.
Falta anexar las fotocopias de las facturas números: 033, 034, 035, 036, 3400, 07949, 08345, 18052, 18063, 43070 y Telecom.
El número de la factura de la empresa Fortox Segurity Group es 44553 y no como la contabilizan con el número 32.
No colocan el número de las facturas de las empresas Aqalab y Thyssen Krupp Elevadores en el comprobante de contabilidad.
La factura que anexan de la empresa Big Laser es del mes de febrero será que ya la habían contabilizado? Lo mismo 5 facturas de La Feria de las Pinturas.
En la factura 50997 a nombre de Emcali abonan el valor del Fondo de Capitalización a la cuenta 12,
Pregunto: Era ahí donde lo habían contabilizado anteriormente? O era a Gasto?.
La factura No. 232621 a nombre de Emcali no está contabilizada en el comprobante de Cuentas por Pagar.
NOTAS CONTABLES
NC 199 Como ya identificaron el retiro por valor de $734.000, por favor anexar los soportes que dicen son de la Kermes.
BALANCE DE COMPROBACION
Aparece una Caja General siendo que apenas existe una Caja y es Menor.
La cuenta Inversiones deben actualizarla con el valor que Emcali les está presentando en las facturas.
La cuenta “Depósitos Para Juicios Ejecutivos” permanece con un saldo de $22.008.000 desde hace varios meses.
La cuenta Ingresos Por Cobrar aumentó del mes pasado a este en $12.259.000.
Sobre este tema no he tenido respuesta de la Circularización que se hizo el año pasado y de los propietarios que se apuntaron en una lista el día de la Asamblea.
La cuenta por Cobrar Trabajadores-Calamidad Doméstica no tiene ningún abono, desde hace varios meses.
Igual las cuentas Deudores Varios y Deudas de Difícil Cobro sin abonos. Deben hacerle provisión a las mismas.
Sugiero que para el próximo Balance anexen una relación de la cuenta Propiedad Planta y Equipo, para saber en que está representado el valor de $46.049.233.
Aparece la cuenta Sobregiros, cuando no debe existir ya que no deben girar sin tener los recursos en libros.
En la cuenta Costos y Gastos Por Pagar va en aumento en dos ítems: Servicios Técnicos y Teléfono.
El saldo de la cuenta Acreedores Varios-Otros era $1.106.000 y solamente pagaron $303.000.
La cuenta Servicios Públicos aparece con un saldo en este Balance de Comprobación de $14.668.213 siendo que las facturas enviadas por la empresa Emcali y contabilizadas en el comprobante de Cuentas por Pagar, dicen como saldo, por un lado $6.829.906 y por otro lado $93.618. A que se debe la diferencia?
En la cuenta Fondo de Imprevistos aparece un valor de $27.601.025 el cual no lo veo reflejado en ninguna cuenta bancaria, depositando el dinero. Por favor explicar a qué se debe?
En la cuenta de Diferidos Cuotas de Administración, por ejemplo: aparece el señor Antonio Guarnizo con un saldo de $641.990 que quiere decir que ha pagado por anticipado varias cuotas de administración y en la cuenta Ingresos por Cobrar se ve que el señor mensualmente está pagando su cuota del mes (recibo de caja mes marzo) porque queda en cero su cuenta. A que se debe la falta de amortización a la Cuenta por Pagar?
La cuenta Consignaciones Sin Identificar va en aumento. Deben tomar correctivos.
Falta discriminar el valor de $6.302.356, en los auxiliares.
Recomiendo que aclaren la cuenta Otros Pasivos, púes el valor es muy alto $85.294.000. Al igual la cuenta
Ingresos Recibidos por Anticipado $140.000.
En lo referente a las CONCILIACIONES BANCARIAS en la cuenta corriente deben tomar alguna decisión con respecto al cheque por valor de $160.000 ya que tiene más de 6 meses de girado.
Falta anexar la carta con que reclaman al Banco AVVillas el valor de $180.160 que dejó de ingresar a la cuenta del Conjunto.
Faltó anexar la conciliación bancaria de la cuenta 143-0318.
En la conciliación bancaria de la cuenta 143-77208-0 anexan el extracto del mes de febrero pero concilian el mes de marzo de 2013.
En cuanto al PRESUPUESTO, en el renglón “TOTAL GASTOS” de la columna “VARIACION PRESUPTAL ACUMULADA” aparece $2.246.625 que tendría que ser el valor después de restar $164.748.560 y $151.230.000 y no lo es.
Por favor arreglar las columnas de “TOTAL EJECUTADO FEBRERO” Y “PRESUPTO ACUMULADO FEBRERO” en lo referente a la palabra febrero, porque es marzo.
Continúo esperando respuesta a los Informes que he pasado mes a mes de las inconsistencias en los
Comprobantes.
Cordialmente,
ANA MARIA CAMACHO MORCILLO
Revisora Fiscal
TP 15793-T
Doctor
LEONARDO PATIÑO
Administrador
Conjunto Residencial Altos de Pinares
LC
Por medio de la presente y habiendo revisado los soportes del Balance General al 31 de MARZO de 2013 me permito informarle las inconsistencias encontradas:
RECAUDOS
En el Boletín de Recaudos anexaron consignaciones del mes de abril que creo las deben necesitar para ese mes. Sugiero retirarlas y contabilizarlas en dicho mes.
Al igual anexaron 2 consignaciones repetidas por valor de $190.440.
RE 1490 Tanto el extracto como la máquina registradora tiene el apartamento 902-7 pero en la contabilidad tienen 6-902.
RE 1496, 1511, 1540, 1548 y 1566 Falta el extracto para poder revisar las consignaciones.
Faltó anexar la relación de las Consignaciones Pendientes por Identificar para confrontar con las que van identificando.
A que se debe el Descuento Comercial en el RE 1585 por valor de $195.244?
EGRESOS
CE 1413 En este comprobante aparece como explicación “Compra Llave de Agua” pero son Gastos de Asamblea. Como ésta es una Cuenta Por Pagar, la han debido contabilizar a ese gasto.
Pregunto: Porque el Conjunto Altos de Pinares asume $6.000 y $1.100 por concepto de impuesto y no el proveedor?
Falta cumplir el Reglamento de Caja Menor, no pueden llegar hasta agotar casi el valor de la caja.
CE 1415 Falta anexar la factura original, el nombre correcto por el cual han debido girar el cheque es “Fonanciera S.A.S.” según Cotización adjunta y no como lo giraron “Financiera S.A.S.”.
El pago se realizó en fecha diferente a la que informara la Aseguradora, era febrero 24 y giraron marzo 11.
CE 1416 El pago se realizó en fecha diferente a la del vencimiento era febrero 15 y se pagó Marzo 6. Tener en cuenta que el pago es referente a la seguridad del mes de enero de 2013.
Falta anexar la Seguridad Social y la nómina de los trabajadores de la compañía Fortox.
CE 1419 Falta anexar la seguridad social, fotocopia de la cédula y el original de la factura.
CE 1420 Pregunto: Porque contabilizan “ajuste al peso”, más bien es una Cuentas por Cobrar ya que se le pagó demás al proveedor.
CE 1423 Tener en cuenta que se están pagando intereses de mora. En este recibo facturaron $51.441 por dicho concepto. Se pagó esta nueva factura el 12 de marzo siendo que se ha debido pagar el 28 de febrero.
CE 1424 En el pago del ICA no se observa bien la máquina registradora del pago.
CE 1426 Falta anexar las facturas originales.
Han debido contabilizar la factura No. 638816 por el valor total al igual la devolución que presenta el proveedor. Contablemente se la abonaron a esta factura siendo lo correcto a la factura No.638795.
CE 1427 Sería interesante conocer la carta de respuesta de la empresa American Products sobre si están de acuerdo con las cuentas que el Administrador le hace en la carta de fecha 18 de julio de 2012, porque de lo contrario se les estaría debiendo más.
Falta anexar factura.
CE 1429 Falta anexar la seguridad social.
CE 1430 Falta anexar la seguridad social y la firma de quien recibe que es la misma persona que recibe en el CE 1422, no coinciden.
CE 1433 Falta firma de recibido.
CE 1434 Factura sin número.
CE 1435 Falta anexar la seguridad social, falta número en la factura.
CE 1436 Falta firma de recibido. Falta cumplir el Reglamento de Caja Menor, no deben llegar hasta agotar casi el valor de la caja.
CE 1437 Falta anexar: original de la factura, el RUT, fotocopia de la cédula.
Me pueden informar en que mes consignaron y que valores las personas o empresas que iban a financiar los folletos?
CE 1438 Falta anexar la original de la factura y la seguridad social.
Recomiendo que tanto a las compras como a los servicios prestados les elaboren un Acta de Recibo para tener la tranquilidad de que la mercancía se recibió y a entera satisfacción o el servicio fue realizado.
CUENTAS POR PAGAR
Nuevamente aparece mal elaborado el comprobante de cuentas por pagar, hay débitos que no están seguidos de su contrapartida.
Falta anexar las fotocopias de las facturas números: 033, 034, 035, 036, 3400, 07949, 08345, 18052, 18063, 43070 y Telecom.
El número de la factura de la empresa Fortox Segurity Group es 44553 y no como la contabilizan con el número 32.
No colocan el número de las facturas de las empresas Aqalab y Thyssen Krupp Elevadores en el comprobante de contabilidad.
La factura que anexan de la empresa Big Laser es del mes de febrero será que ya la habían contabilizado? Lo mismo 5 facturas de La Feria de las Pinturas.
En la factura 50997 a nombre de Emcali abonan el valor del Fondo de Capitalización a la cuenta 12,
Pregunto: Era ahí donde lo habían contabilizado anteriormente? O era a Gasto?.
La factura No. 232621 a nombre de Emcali no está contabilizada en el comprobante de Cuentas por Pagar.
NOTAS CONTABLES
NC 199 Como ya identificaron el retiro por valor de $734.000, por favor anexar los soportes que dicen son de la Kermes.
BALANCE DE COMPROBACION
Aparece una Caja General siendo que apenas existe una Caja y es Menor.
La cuenta Inversiones deben actualizarla con el valor que Emcali les está presentando en las facturas.
La cuenta “Depósitos Para Juicios Ejecutivos” permanece con un saldo de $22.008.000 desde hace varios meses.
La cuenta Ingresos Por Cobrar aumentó del mes pasado a este en $12.259.000.
Sobre este tema no he tenido respuesta de la Circularización que se hizo el año pasado y de los propietarios que se apuntaron en una lista el día de la Asamblea.
La cuenta por Cobrar Trabajadores-Calamidad Doméstica no tiene ningún abono, desde hace varios meses.
Igual las cuentas Deudores Varios y Deudas de Difícil Cobro sin abonos. Deben hacerle provisión a las mismas.
Sugiero que para el próximo Balance anexen una relación de la cuenta Propiedad Planta y Equipo, para saber en que está representado el valor de $46.049.233.
Aparece la cuenta Sobregiros, cuando no debe existir ya que no deben girar sin tener los recursos en libros.
En la cuenta Costos y Gastos Por Pagar va en aumento en dos ítems: Servicios Técnicos y Teléfono.
El saldo de la cuenta Acreedores Varios-Otros era $1.106.000 y solamente pagaron $303.000.
La cuenta Servicios Públicos aparece con un saldo en este Balance de Comprobación de $14.668.213 siendo que las facturas enviadas por la empresa Emcali y contabilizadas en el comprobante de Cuentas por Pagar, dicen como saldo, por un lado $6.829.906 y por otro lado $93.618. A que se debe la diferencia?
En la cuenta Fondo de Imprevistos aparece un valor de $27.601.025 el cual no lo veo reflejado en ninguna cuenta bancaria, depositando el dinero. Por favor explicar a qué se debe?
En la cuenta de Diferidos Cuotas de Administración, por ejemplo: aparece el señor Antonio Guarnizo con un saldo de $641.990 que quiere decir que ha pagado por anticipado varias cuotas de administración y en la cuenta Ingresos por Cobrar se ve que el señor mensualmente está pagando su cuota del mes (recibo de caja mes marzo) porque queda en cero su cuenta. A que se debe la falta de amortización a la Cuenta por Pagar?
La cuenta Consignaciones Sin Identificar va en aumento. Deben tomar correctivos.
Falta discriminar el valor de $6.302.356, en los auxiliares.
Recomiendo que aclaren la cuenta Otros Pasivos, púes el valor es muy alto $85.294.000. Al igual la cuenta
Ingresos Recibidos por Anticipado $140.000.
En lo referente a las CONCILIACIONES BANCARIAS en la cuenta corriente deben tomar alguna decisión con respecto al cheque por valor de $160.000 ya que tiene más de 6 meses de girado.
Falta anexar la carta con que reclaman al Banco AVVillas el valor de $180.160 que dejó de ingresar a la cuenta del Conjunto.
Faltó anexar la conciliación bancaria de la cuenta 143-0318.
En la conciliación bancaria de la cuenta 143-77208-0 anexan el extracto del mes de febrero pero concilian el mes de marzo de 2013.
En cuanto al PRESUPUESTO, en el renglón “TOTAL GASTOS” de la columna “VARIACION PRESUPTAL ACUMULADA” aparece $2.246.625 que tendría que ser el valor después de restar $164.748.560 y $151.230.000 y no lo es.
Por favor arreglar las columnas de “TOTAL EJECUTADO FEBRERO” Y “PRESUPTO ACUMULADO FEBRERO” en lo referente a la palabra febrero, porque es marzo.
Continúo esperando respuesta a los Informes que he pasado mes a mes de las inconsistencias en los
Comprobantes.
Cordialmente,
ANA MARIA CAMACHO MORCILLO
Revisora Fiscal
TP 15793-T
martes, 9 de julio de 2013
Visita Realizada en Junio 22 de 2013 – Revisora Fiscal
Santiago de Cali,
Junio 26 de 2013
Doctor
LEONARDO
PATIÑO
ADMINISTRADOR
Conjunto Residencial
Altos de Pinares
LC
Atentamente me
permito describir las observaciones encontradas en la visita realizada el
pasado 22 de Junio de 2013 al Conjunto, con el fin de que si lo encuentra
conforme, realizar las correcciones del caso y así considero mejorar el sistema
de control interno. Estas son:
Se buscaron los
Boletines del mes de Abril de 2012 para darle respuesta a la Doctora Dora
Tatiana Girón, Contadora que fue del Condominio pero me informaron que los
tenía el señor Contador.
De todas maneras la
llamamos junto con la Secretaria a la casa, a los celulares y no la ubicamos
para comentarle lo anterior.
En una próxima
visita haremos este trabajo.
Al realizar el
arqueo faltó $2.000. Este dinero debe ser consignado por la secretaria en la
cuenta bancaria del Conjunto.
Se le sugirió dejar
estrictamente los documentos de valor en la caja metálica y las facturas
guardarlas en un folder mientras se hace el reembolso y los documentos en otro
sitio.
Se le indicó como
deben ser guardados los billetes. Y algunas otras recomendaciones para el
manejo de la Caja Menor.
Se revisaron los COMPROBANTES
DE EGRESO y RECIBOS DE CAJA, estos deben permanecer bajo custodia y con llave.
Se reviso el Libro
de ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACION faltando por anexar las de los meses de:
diciembre de 2012 y enero, febrero, marzo y mayo de 2013.
Sobre el ACTA DE
CONSEJO No. 1 realizada en el mes de Abril de 2013 quedaron de tareas los
siguientes puntos, que no encontré soporte sobre su gestión:
La Implementación de
una tarjeta al sistema perimetral externa para parqueadero.
Un llamado de
atención a los señores Vigilantes porque desatienden el compromiso con el
sistema antes mencionado.
La socialización de
los procedimientos del sistema.
Sobre el ACTA DE
CONSEJO No. 2 realizada en el mes de Abril de 2013 quedaron de tareas los
siguientes puntos, que no encontré soporte sobre su gestión:
La unificación de
los Contratos.
El Manuel de
Funciones para cada cargo.
La solicitud de Paz
y Salvo a todos los proveedores.
El Plan de Acción
para cada uno de los proyectos.
La entrega de
herramientas de trabajo y equipo de seguridad.
El estudio de los
medidores de agua potable.
La toma de una
muestra del pozo de agua para aprovecharla en riego de jardines.
Establecer si la
Secretaria actual está en capacidad de cumplir el horario.
ACTA
DE ASAMBLEA
Falta firma de la
Comisión Verificadora.
Investigar el caso
del contrato de aprovechamiento del nivel freático y establecer
responsabilidades.
Falta el
procedimiento controlado para el acceso a las cubiertas de las torres con la
finalidad de evitar daño en las mismas.
El dinero faltante
de Espacio Vital.
Eliminar de la
contabilidad las Contribuciones torres C y D.
Cartera causada a la
Constructora Espacio Vital por cuotas de Administración anterior a septiembre
de 2010.
Dar de baja a Mastín
de $500.000.
Menores ejecuciones
en las partidas sean llevadas al rubro de mantenimiento.
Estado de cuenta
entrega oportuna.
Sugerí llamar y
presentarle al propietario que habló en la Asamblea sobre la Ejecución
Presupuestal del año 2012 de los rubros Servicios Públicos y Gastos de Personal,
los auxiliares del Balance de esas cuentas con fotocopias de las facturas. No
me han comentado como les fue en la reunión.
Se revisó el
Botiquín de la Oficina de la Administración y hace falta algodón, entre otros.
Se revisaron los
Contratos de los trabajadores:
José Vicente Camargo
estando completa su carpeta.
Jhon Jairo Jordán
estando completa su carpeta.
Carlos González, el
contrato que está archivado se venció en marzo de 2007.
Gladis Mosquera, el
contrato que está archivado se venció en abril 30 de 2007.
José Ferney Muñoz, el
contrato que está archivado se venció en julio de 2009.
Mientras estuve en
la oficina se presentaron dos propietarios a realizar reclamos por sus facturas,
esperan respuesta de ellos: Andrés Forero y Juan Fernando Fábregas.
Cordialmente,
ANA
MARIA CAMACHO MORCILLO
Revisora Fiscal
martes, 2 de julio de 2013
ANALISIS AL BALANCE GENERAL AL 31 DE MARZO DE 2013
Santiago de Cali, Junio
24 de 2013
Señores
CONSEJO
DE ADMINISTRACION
Conjunto Residencial
Altos de Pinares
LC
Comedidamente me
permito presentarles mi Informe sobre el Balance General y Ejecución
Presupuestal al 31 de MARZO del
2013:
ANALISIS
AL BALANCE GENERAL AL 31 DE MARZO DE
2013.
ACTIVOS
Los Activos ascienden
a $467.181.000, de los cuales la partida Deudores- Ingresos por Cobrar
representa el 61.60%, que en términos monetarios es $287.802.000, los Diferidos
a $57.386.000 que en términos porcentuales es el 12.28%, la Propiedad Planta y Equipo a $46.049.000
representando el 9.85%, Deudores Varios asciende a $27.331.000 representando en
términos porcentuales el 5.85%. Las Inversiones tienen un valor de $25.451.000
que representa el 5.44 %. Y el Disponible asciende a $20.084.000 que representa
el 4.29%.
La cuenta Cuotas de
Administración se incrementó del mes de Febrero a Marzo de este año en $11.427.000. Valor que me parece muy alto
de un mes a otro.
PASIVOS
El Pasivo asciende a
$283.410.000 que representa el 60.66% de
los Activos. Es decir que por cada peso que se tiene en los Activos se debe
60.66 centavos.
La cuenta Otros tiene
un valor de $254.287.000 que representan el 89.72% del Pasivo. Dentro de esta
cuenta los más representativos son los siguientes:
Otros Pasivos por
valor de $85.434,000, Otros Gastos con $51.398.000 Provisiones e Imprevistos
con $27.601.000 y Seguros con $26.566.000, Ingresos Recibidos por Anticipado
con $12.229.000, Consignaciones por Identificar con $17.201.000, Provisión para
Costos y Gastos con $14.668.000 y Servicios Técnicos con $10.561.000.
Por Honorarios se
tiene obligaciones que suman $4.479.000 que representa el 1.58% de los pasivos.
La cuenta Obligaciones Financieras asciende a $
$1.675.000, que representa el 0.59% de los pasivos.
ANALISIS
A LA EJECUCION PRESUPUESTAL AL 31 DE MARZO DE 2013.
INGRESOS
Al 31 de Marzo del
2013 se ejecutaron unos Ingresos de $158.481.000 de un presupuesto por ejecutar
de $151.230.000 lo que significa que se facturó de más $7.251.000 representando
el 4.79% de lo proyectado. De los Ingresos por Cuota de Administración se dejó
de facturar el 2.72% que representa en términos monetarios $4.118.000.
Al 31 de Marzo los
gastos ascendieron a $ 164.749.000 gastándose de más $13.519.000 ya que se tenía
presupuestado gastar $151.230.000.
La discriminación de
los gastos es la siguiente:
Los Gastos de Administración
ascendieron a $15.220.000, representando
el 9.23% de los gastos, Mantenimiento Conjunto con $27.273.000, que en términos
porcentuales es el 16.55%, Gastos Comunes con $88.884.000, que representa el
53.95%.
Dentro de los gastos
es de resaltar que la cuenta Gastos de Personal tuvo una ejecución negativa de
$3.657.000 ya que se tenía por ejecutar $18.914.000 y se ejecutó $22.572.000.
En resumen con unos
Ingresos ejecutados de $158.481.000 y unos Gastos realizados por $164.749.000
nos arroja un déficit en lo corrido del
ejercicio de $6.268.000 lo que refleja que de seguir este ritmo de
gastos al final del ejercicio se puede presentar un déficit acumulado de más de
25.000.000.
VARIOS
Deben
implementar el Reglamento de Caja Menor para el manejo de la misma.
En qué cuenta
bancaria están consignando los dineros del Fondo de Imprevistos? ya que tanto los
meses pasado como este, no anexan las consignaciones.
La cuenta
Inversiones deben actualizarla con el valor que Emcali les presenta en las
facturas.
La cuenta Depósitos
para Juicios Ejecutivos permanece con un saldo de $22.008.000. Se le debe
averiguar al Abogado en qué estado se encuentra el litigio.
La cuenta Deudores aumentó
$20.815.000 de pasar del mes de Febrero $327.404.000 a Marzo $348.219.000.
Existe una cuenta
Obligaciones Financieras-Sobregiro con $1.675.000 de los cuales existen en caja
un cheque por valor de $5.655.000. Recomiendo que mientras no se tenga el
dinero suficiente no se giren cheques.
La cuenta
Consignaciones Por Identificar aumentó de $16.792.000 a $17.201.000. Deben
tener cuidado con ésta cuenta.
Falta recibir por
parte de la Administración algún comentario sobre los Informes que he pasado
mes a mes de las inconsistencias en los Comprobantes.
Quiero manifestarles
mi preocupación con respecto al atraso de la contabilidad, el viernes 21 de
junio por la noche me entregaron el mes de Marzo de 2013 siendo que el Contador
se había comprometido a entregarla al día siguiente de la reunión de Junta
(mayo 30), es decir que están con dos meses de retraso: Abril y Mayo.
Deben hablar de un
cronograma de trabajo para la entrega de la contabilidad y no vernos en Diciembre
trabajando a marchas forzadas. La contabilidad debe permanecer al día.
Cordialmente,
ANA MARIA CAMACHO
MORCILLO
Revisora
Fiscal
TP
15793-T
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