INFORME DE EMPALME, CONSEJO 2011 A CONSEJO 2012

Santiago de Cali, Marzo 29 de 2012

Señores:

Consejo de administración

Oficialmente elegido para el año 2012

Ciudad.

ASUNTO:        INFORME DE EMPALME, CONSEJO 2011 A CONSEJO 2012

Respetados Señores y amigos:

En el día de hoy nos hemos reunido para hacer entrega formal y oficial de nuestros cargos como consejeros que fuimos durante la vigencia del año 2011.

Hemos querido hacer no una relación de nuestras ejecuciones del año de gobierno porque estas ya fueron presentadas en Asamblea, si no, más bien un resumen de los asuntos pendientes y más importantes que no dan espera en su ejecución. De ahí que recomendamos su especial atención.

Destacamos que nuestro programa de ejecuciones siempre estuvo orientado por las decisiones tomadas por nuestro máximo órgano de autoridad como es la Asamblea general de copropietarios. Es decir, no desarrollamos ninguna ejecutoria que estuviera en contravía de esas directrices.

El informe de empalme adjunto ha sido preparado por nuestro administrador a solicitud del Consejo para que sea leído y explicado en detalle a Ustedes, para que en un futuro no sea necesario estar llamando a los exconsejeros para que den explicaciones sobre sus ejecuciones pasadas.

Solo me resta desearles en compañía de ese gran equipo que tuvo la oportunidad de guiar los destinos del Multifamiliar durante el año inmediatamente anterior, muchos éxitos y mucha lucidez para desarrollar sus funciones.

Cordialmente,

FERNANDOMOSQUERA HOYOS

Presidente saliente.

CC/ Archivo

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Santiago de Cali, Marzo 29 de 2012.

Para:               Consejo de Administración 2011

De:                  Administración

ASUNTO:     Informe de novedades pendientes recomendadas para desarrollar en 2012   

En nombre de la administración y como representante legal del Condominio hago entrega al consejo de administración del 2011  las novedades pendientes a desarrollar en el Conjunto durante el año 2012. Cabe destacar que el consejo de administración y la administración actual tuvo como meta especifica sacar adelante la unidad en cada una de las necesidades más sentidas y requeridas para su normal funcionamiento como: Ordenamiento administrativo y físico, adelanto tecnológico en áreas administrativas, seguridad y control físico, manejo de personal, pagos al día de  proveedores y personal interno, cartera, convivencia, des atraso en obras de infraestructura física identificadas plenamente de un periodo de más o menos 10 años; todo conducente finalmente a un incremento y valorización patrimonial de nuestro Condominio.  

A continuación se destacan los puntos antes mencionados:

Mastín de Seguridad:

Por los continuos robos, la mala o regular atención a copropietarios y/o residentes, la falta de controles de la empresa Mastin, la falta de  respuestas claras y precisas de los diferentes reclamos hechos por los copropietarios y la administración, llevó a que la administración desde los meses de Junio a Diciembre del 2011 se les notificara de manera verbal y por escrito cada una de las inconformidades   siendo estas escuchadas más no solucionadas de manera eficiente. En el mes de Diciembre y como era de costumbre se les comunicó de manera escrita a la empresa Mastin el ajuste de los reclamos pendientes ya que se iba a cerrar el periodo contable 2011 para la unidad, de manera unilateral la empresa Mastin amenazó con que al día siguiente de dicha comunicación la unidad se quedaba sin guardas de seguridad. La solución de compromiso ante dicha novedad fue la siguiente: La empresa Mastin manifestó a través de uno de sus abogados en la ciudad de Bogotá el desistimiento de manera unilateral del contrato actual sin que ello ocasionara penalidad alguna para el conjunto tal como está escrito; hasta la fecha la empresa Mastin no ha cumplido con dicho documento. El consejo de administración y la administración empezó la labor de acopiar cotizaciones de las diferentes empresas de seguridad de la ciudad, dando como resultado la escogencia de Fortox, empresa que fue seleccionada como la mejor en su tipo que brindaba las garantías necesarias para el Conjunto.  Así aparece en las respectivas actas de Consejo 2011. Para el mes de febrero de 2012 se les pide a la empresa Mastin que dado el incumplimiento con el acuerdo pactado en Diciembre y de los reclamos antes mencionados, se daba por terminado el contrato de seguridad a partir del 29 de mes de Febrero de 2012. Ante esta comunicación y durante la última semana del mes de Febrero  de 2012 la empresa Mastin procede de manera arbitraria a hace un desmantelamiento de los puestos de trabajo sacando el día domingo 26 del 2012 a las 4:00 de la mañana diez (10) cámaras de seguridad del condominio, situación que no fue notificada ni mucho menos acordada con la administración.  Ante la gravedad de los hechos el administrador instauró un derecho de petición a la Superintendencia de vigilancia privada, por las acciones de la empresa Mastin contra el condominio y hasta la  fecha se les sigue notificando la necesidad de concretar a las directivas de la empresa Mastin para que afronten y respondan por todas estas irregularidades. Actualmente se tiene la provisión y el pago pendiente de la última factura  de cobro retenida a la empresa Mastin de seguridad por valor de $ 10, 667, 471, correspondientes al último mes de servicios prestados por ella, o sea, febrero de 2012.

Seguridad Fortox:

Son varias las conversaciones de negociación que se han registrado con la empresa Fortox en cabeza de la señora Albenis Morales López, dentro de esta etapa se han discutido precios que beneficien a la copropiedad, plan de ayuda tecnológica ofrecida, fechas de pago, horarios de guardas y el número de ronderos y porteros.

Se adjunta copia del contrato suscrito, donde se podrán enterar del valor por ayuda tecnológica, descuentos de factura y aclaración sobre el IVA aplicado a estos servicios, que no son del 16 %, si no, del 1.6% lo que implicó una baja en el valor presupuestado para este rubro para la presente vigencia.

Programa Contable: Eurowin.

Dentro del proceso de sistematización de la contabilidad en línea del conjunto nos falta al día de hoy la captación de recibos de consignación de los meses del primer trimestre del presente año, diseño de la factura según las necesidades del conjunto, ajuste del  nuevo valor de administración según presupuesto aprobado en la asamblea de copropietarios 2012. Se tiene pendiente la continuación de la capacitación del programa contable en sus diferentes módulos integrados y por ende finalizar la etapa de implementación, Hoy  día contamos con un 90% ejecutado en la etapa de parametrización o normalización del sistema, faltando solo un 10% para  dar por terminada la fase de configuración y puesta en marcha del programa Eurowin, el cual ya contempla las exigencias futuras de las nuevas normas contables a nivel internacional, NIIF.

Ajuste del Presupuesto al ocho por ciento 8%:

De acuerdo con la aprobación de ajustar el presupuesto del condominio al 8% según Asamblea Ordinaria de Marzo del 2012, se deben hacer todos los ajustes pertinentes al nuevo presupuesto para que el promedio de incremento de la cuota de administración esté cercano al 8% y luego de este ejercicio informar por escrito  a cada uno de los apartamentos la respectiva cuota de administración para el 2012, según su respectivo coeficiente de participación.

Tesorería:

Se entrega el libro de CONTROL chequera actualizada a la fecha, el cual contiene la relación de cheques girados durante el año 2011 y lo que va recorrido del presente año.  El saldo de cuenta corriente AV-Villas donde se consignan los pagos de las cuotas de  Administración con corte al día de hoy es $ 18.916.463 y en la cuenta de ahorros también de AV----Villas, donde se consignan los dineros correspondientes a las cuotas extras, es de $ 51.968.007. Se anexan copias de las dos (2) cuentas de Certivillas una del fondo de imprevistos y la segunda correspondiente a la utilidad generada por el evento de la  Kermes realizada en la Unidad el pasado mes de Septiembre de 2011, donde vale la pena aclarar, la Unidad no invirtió un solo peso. Para el día de hoy se solicitó una nueva chequera de la cuenta corriente. Todos los miércoles se tiene por costumbre en la administración sacar la relación de cheques para  hacer los pagos a proveedores  los días viernes.

Zonas Comunes:

Como se habló en la Asamblea general de copropietarios de Marzo 2012, la unidad posee un atraso en obras de inversión y mantenimiento de zonas comunes de por lo menos 10 años. Obras en toda su infraestructura física, problemas de humedades, motobombas, parqueaderos, bodegas, plataformas de pisos 10 y 11, etc. De antemano nos atrevemos a alertar que el incremento del 8% aprobado en el presupuesto se quedará corto para dar solución a todas las necesidades del condominio. Desde ya se tienen presente problemas de humedades de los apartamentos 902 B, 902 A, muro de contención que delimita las torres E y F,   parqueaderos de la Torre A, plataforma y juntas de la Torre D, plataforma de entrada vehicular parte superior. Ver anexo según recomendación de entrega de zonas comunes de las torres E y F por parte del abogado Diego Paredes.

Pintura de las torres A-D:

Está pendiente la culminación de la pintura del conjunto en las Torres A y B, más la garantía de la misma por parte de la empresa American Products. Recordamos que esta firma estuvo a punto de embargar las cuentas del condominio el año anterior por incumplimiento en el pago del saldo adeudado por la Constructora Espacio Vital, empresa que se comprometió con el Consejo del año 2010 a pagar el saldo de $19.000.000. El Consejo de administración del año 2011, ante esta situación se vio obligado a firmar un acuerdo de pago con ellos el cual se ha estado cumpliendo parcialmente. El saldo pendiente de los $19.000,000 para el pago a American Products fue condicionada por la constructora Espacio Vital hasta que no se firmara el acta de entrega y recibimiento de las Zonas Comunes torres E y F. Se está a las puertas para la firma de dicha acta para dar solución de la siguiente forma: 1. Al pago de los $ 19.000.000 a favor de la copropiedad  y así cumplir con compromisos pendientes del conjunto. 2. Anexar al acta de entrega de zonas comunes Torres E y F todas las necesidades y observaciones para ser corregidas por parte de la constructora Espacio Vital. Esta directriz dada por el Abogado Diego Paredes nos da toda la claridad para realizar algún tipo de reclamación de tipo jurídico si la constructora Espacio Vital llegase a incumplir con lo pactado.

Abogados – Cartera:

La labor de cartera se ha efectuado de manera conjunta con Covinoc dando como resultado el pago de obligaciones pendientes de varios copropietarios, la administración y el consejo de administración del 2011 considera que la precisión de cobro por parte de Covinoc debió  ser más efectiva por lo que se ha solicitado al Abogado Diego Paredes, presentar una propuesta de cobro de cartera de la Unidad. Actualmente los casos que estaban para remate en los diferentes juzgados de la ciudad de Cali ya han llegado a  acuerdos de pago desde el año anterior. La necesidad de tener un pool de abogados para que nos  represente de manera efectiva en cobro de cartera, asesoría jurídica y revisión de contratos  es de  gran importancia para el conjunto y así evitar cometer errores de tipo jurídico-legales. 

Reclamaciones en Zonas Comunes – Abogados:

Al día de Hoy la administración del conjunto pone de manifiesto al nuevo Consejo de administración 2012, la necesidad de llegar a acuerdos y arreglos especiales dadas las  desatenciones ocasionadas  en administraciones pasadas a los apartamentos 901 y 1001 de la Torre A, y el apartamento 901 de la torre B. Las pretensiones económicas de ellos ascienden  fácilmente a la suma de $ 70.000.000. Esta situación fue dada  a conocer a la Asamblea del presente año cuando se hizo la presentación del  presupuesto de 2012;   pero en ultimas se sigue dejando el tema en veremos sin tener un pronunciamiento claro y de fondo al respecto. Recomendamos al nuevo consejo de administración 2012 abordar este tema de manera urgente ya que el condominio no tiene los recursos económicos necesarios para subsanar dicha reclamación. (Ver Actas del consejo a partir de Diciembre de 2011 - 2012).

Prorrateo de Medidores de Servicios Públicos – Emcali.

Actualmente se tienen prorrateos de servicios públicos en todas las diferentes torres del conjunto donde se muestra unos promedios de consumo de agua muy bajos, debido a alteración de medidores, cambio de medidores, contrabando e instalaciones fraudulentas lo que se traduce en que es la Copropiedad la que asume como un todo los pagos de estas anomalías. Estas revisiones se tienen programadas para realizarlas de manera conjunta con las Empresas Municipales de Cali, EMCALI, según reuniones adelantadas al respecto entre la administración del conjunto y funcionarios de Emcali. El programa se tiene previsto para este primer semestre hacer el análisis de todos los contadores de la unidad. El valor no pagado por parte de los copropietarios por alguna inconsistencia de sus medidores será cargado a la factura de zonas comunes de la unidad.

Pago a Proveedores:

Para nadie es un secreto que la administración del conjunto y el actual consejo de administración del 2011 recibió del consejo anterior del año 2010 un déficit presupuestal de $25 Millones de pesos y una serie de compromisos pendientes de pago por más de $ 30 millones de pesos. La labor de saneamiento a pagos de proveedores ha sido efectiva acordando en muchos casos pagos parciales y en otras pagando de manera puntual de acuerdo a los  recaudo de la unidad por concepto de cartera y pagos de cuotas de administración.  En la actualidad se presentan pagos pendientes por cubrir con la empresa Tysen Group, encargada del mantenimiento y reparación de ascensores; Andina de software, por el programa Contable Eurowin; EMCALI, por los servicios impagados de los medidores de las Torres E y F; American Products, saldo pintura de fachadas. Actualmente se goza de una credibilidad de pagos con nuestros proveedores situación que era bien complicada en años anteriores.

Estado de las obras a ejecutar con la Cuota Extra, año 2011 (Ítems 1,2,3)

Ítem	PROYECTOS Y MEJORAS A EJECUTAR -	VALOR	Ejecutado	%	Diferencia
1	PROYECTO DE SEGURIDAD	$        80.000.000	$        29.924.036	37%	$      50.075.964
2	FRAGUA DE FACHALETAS DE FACHADAS	$        15.000.000	$                          -	0%	$      15.000.000
3	IMPERMEABLIZACIÓN DE MATERAS POR LA HUMEDAD EN SÓTANOS	$        14.000.000	$                          -	0%	$      14.000.000
4	SISTEMA AGUAS FREATICA APROVECHAMIENTO AGUAS LLUVIAS	$        12.000.000	$        12.000.000	100%	$                     -
5	CAMBIO DE TANQUES DE AGUA A Y B	$        12.000.000	$        12.000.000	100%	$                     -
6	INSTALACION Y MANTENIMIENTO ILUMINACION ZONAS COMUNES	$          3.000.000	$           3.000.000	100%	$                     -
7	CAMBIO DE ENERGIA A GAS DEL BAÑO TURCO	$          3.000.000	$           3.000.000	100%	$                     -
	TOTAL PRESUPUESTO DE OBRAS E INVERSIONES	$      139.000.000	$        59.924.036	43%	$      79.075.964
	Resumen General	Valores	%
	Ejecutado a la Fecha	$              59.924.036	43%
	Saldo en Banco, AV-Villas, Cuenta de Ahorros – A la fecha Marzo 29/2012	$              51.968.007	37%
	Cuotas por cobrar. Cartera Cuota Extra	$              27.107.957	20%

 Póliza de Zonas Comunes. Seguros: RSA

En los próximos días la Compañía Willis, nuestro corredor de seguros estará enviando la liquidación de pagos mensuales para el pago de la póliza de seguros contratada con la Multinacional Inglesa RSA para el presente año. De igual forma estará haciendo llegar el contrato físico de dicha póliza. Cabe anotar que la gestión operativa para tener unas condiciones totales  o iguales a la anterior no fue nada fácil ya que el reclamo efectuado el año pasado a aseguradora Colpatria nos dejó en la lista Negra de Condominios con un alto índice por novedades,  elevándonos de manera considerable el valor de la prima anual para este año 2012 y posteriores.

Convivencia:

La convivencia en el condominio ha mejorado teniendo en cuenta que se ha trabajo con una comunicación directa con copropietarios y/o residentes de la unidad escuchando sus problemáticas, atendiéndolos de una manera rápida y efectiva, aportando ideas para solución de conflictos entre residentes de apartamentos y por ende generando multas cuando no se cumplen las normas del manual de convivencia. Se espera que el nuevo comité de convivencia trabaje de una manera positiva y armoniosa con la cada uno de los copropietarios, residentes, grupo de trabajadores de la unidad, administración y consejo.

Vandalismo y cuidado de nuestro Condominio:

Seguir con las medidas de control para detectar a las personas malintencionadas que nos ocasionan daños en todas las áreas comunes de la copropiedad, muchos de estos daños se han dado en ascensores, aspersores de las aguas freáticas, carros, vidrios, etc. Estos actos nos generan a la copropiedad gastos no presupuestados alterando lógicamente el flujo de caja.

Hojas de Registro / Certificados de tradición:

La labor del levantamiento y actualización de información con las hojas de registro de los apartamentos y los certificados de tradición se ha efectuado de manera lenta pero efectiva, varios copropietarios han sido renuentes en la entrega de dichos documentos lo que ha imposibilitado la identificación clara de la propiedad de los inmuebles. Así como se ha venido trabajando en la actualización de datos, esta tarea deberá continuarse hasta lograr la meta del 100%.

Agradezco al consejo de administración 2011 por su trasparencia, su dedicación, su entrega y lealtad para la unidad, nos unió un compromiso de progreso para todo el conjunto  Altos de Pinares. 

Atentamente,

HECTOR CESPEDES

Administrador