Santiago de Cali, Mayo 25 de 2011 COM-0525-011
Señores:
CONSEJO DE ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
CONJUNTO RESIDENCIAL ALTOS DE PINARES
ASUNTO: Respuesta a solicitud de mayo 24 de 2011 firmada por el señor Héctor Céspedes como administrador encargado a esta Revisoría, sobre convocatoria a asamblea extraordinaria.
En la comunicación de fecha mayo 24 de 2011, se me solicita un concepto y aclaración a inquietudes tales como:
…….Un grupo de copropietarios del conjunto multifamiliar está convocando a la realización de una Asamblea General Extraordinaria, a efectos de declarar la “nulidad de las decisiones” tomadas en la pasada Asamblea ordinaria de copropietarios realizada en fechas Febrero 26 y Marzo 12 del presente año.
Para lo anterior este grupo de copropietarios ha elaborado una agenda que contiene algunos puntos sobre los cuales la realizada Asamblea ya se pronunció y los aprobó, igualmente ha adjuntado una lista de firmas que respaldan esta solicitud a Asamblea Extraordinaria.
……….
1. De la lista de sesenta y nueve (69) firmas que apoyan tal solicitud de la cual se adjunta fotocopia, cuáles y cuantas estarían habilitadas para exigir ese derecho, pues se sabe que la Ley brinda unos derechos pero también exige unas obligaciones como lo son entre otras, el pago oportuno de las expensas comunes y extraordinarias aprobadas para el normal funcionamiento del Conjunto. Estos derechos y deberes están contenidos en el Reglamento de Propiedad Horizontal vigente, escritura 5247 de diciembre 2008.
2. Dada la depuración o habilitación anterior, se desea saber si este listado adjunto cumple con el requisito de Ley que es el de tener una representatividad de al menos la quinta parte de los coeficientes que conforman el total de la copropiedad, e igualmente si la convocatoria está ajustada en Ley.
3. Se desea conocer su concepto igualmente sobre el tiempo para solicitar una eventual impugnación, las motivaciones que de acuerdo con la Ley deben ser presentadas y finalmente si después de conocido el pronunciamiento de la Autoridad competente, quién debe oficializar la convocatoria, definir los temas o agenda a desarrollar y quien debe preparar la logística y protocolos de dicha Asamblea.
A lo antes expuesto, como Revisor Fiscal del conjunto y como un órgano de fiscalización independiente, ejercida bajo la dirección y responsabilidad como Contador Publico, ejercicio profesional que se sustenta no solo en conocimientos y procedimientos de tipo técnico, sino también en múltiples disposiciones legales, me permito emitir mi opinión profesional de manera imparcial e independiente a las inquietudes planteadas:
DE LA ASAMBLEA GENERAL- REUNIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL.
La ley 675 de 2001 en el artículo 39. Establece que se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del revisor fiscal, o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.(Tomado de la ley 675 de 2001)
Y para complementar, los artículos 63, 64 ,65 y 66 del Reglamento de propiedad horizontal del conjunto establecen lo relacionado a la Asamblea General de Propietarios, convocatorias y reuniones, donde resalto los siguientes apartes:
(El subrayado o resaltado en cualquier parte de los artículos que cito en esta comunicación son míos)
Art.64 .NATURALEZA Y CONFORMACION:
La Asamblea General de Propietarios es el órgano supremo de la administración, A través de ella se manifiesta la voluntad de los propietarios y en ella radica la facultad rectora de la persona jurídica de la propiedad horizontal establecida en este estatuto.La Asamblea General la integran con derecho a voz y voto todos los propietarios de las unidades privadas o sus representantes, delegados o mandatarios debidamente constituidos, que en la fecha de la respectiva reunión tengan titulo de propiedad inscrito en el registro de la administración, sobre una o mas unidades de propiedad privada del CONJUNTO. Todos los propietarios de bienes privados que integran el CONJUNTO tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ellas…… (Tomado del Reglamento de la Copropiedad)
Art.65.CONVOCATORIAS
……..Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del CONJUNTO, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes. ……(Tomado del Reglamento de la Copropiedad)
Lo anterior para concluir lo siguiente:
1. Si la asamblea la esta convocando un numero plural de copropietarios que representen el 20% del total del coeficiente (quinta parte), esta es válida, tal como lo establece la ley y el reglamento del conjunto.
2. Le corresponde al administrador, facilitar todo lo necesario, para que la asamblea se pueda desarrollar normalmente (relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes, y la logística necesaria etc.).
3. la de verificar en el LIBRO DE REGISTRO INTERNO tal como lo dispone el articulo 88 del reglamento del conjunto, las firmas y datos del los propietarios que están soportando la convocatoria (firmas originales), para así determinar el quórum válido (quinta parte del coeficiente).
La convocatoria debe expresar: que esta siendo convocada por un numero plural de copropietarios………tal como lo dispone el articulo 39 dela ley 675……… etc.
Ahora una de las inquietudes planteadas en el comunicado que se me dirigió, es que cuales y cuantas firmas estarían habilitadas.
Lo antes expuesto responde la inquietud ; es decir cuando la administración entre a verificar en el LIBRO DE REGISTRO INTERNO, el nombre del propietario, los datos sobre la escritura publica de adquisición de la propiedad, la fecha de registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y demás datos, que acrediten la propiedad del bien inmueble.
Y en cuanto al pago de las expensas comunes la ley y el reglamento de propiedad no es excluyente, es mas en el artículo 64 del reglamento del conjunto define su naturaleza y conformación.
4. En los soportes físicos que me hizo llegar la administración ,se adjunta fotocopia de la convocatoria realizada por los copropietarios ,con la siguiente información entre otras:
Fecha Convocatoria: 20 de mayo del 2011.
Fecha Asamblea : 28 de mayo del 2011.
Y el orden del día así:
1. Llamada a lista y verificación del quórum.
2. Designación presidente(a) y Secretario (a) Asamblea
3. Nombramiento de la comisión y verificadora del Acta.
4. Lectura y aprobación del orden del día.
5. Eleccion o reconstitución del Consejo de Administración y del Comité de Convivencia. Se hará la elección conforme al artículo 72 del reglamento de propiedad horizontal del Conjunto Residencial Altos de Pinares o sea por cuociente electoral.
6. Revision, deliberación y aprobación del presupuesto de operación y mantenimiento de Mayo a diciembre del 2011.
7. Deliberacion y aprobación de la cuota extraordinaria para mejoras de la unidad.
8. Deliberación y aprobación sobre el nombramiento del administrador de la Unidad.
9. Nombramiento de la Revisoría Fiscal.
Fecha: ¿es esta una fecha tentativa? Esta fecha fue modificada?
Al respecto me permito ilustrar lo siguiente:
La ley 675 de 2001 en el capitulo X articulo 39 establece que la asamblea general se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año y que.
…..”La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario”,
Mencionando…..”Que se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten….”
Se entendería que para las reuniones extraordinarias aplicarían los días de convocatoria igual que para la a asamblea general, aunque como la ley 675 de 2001 no especifica y al revisar el reglamento del conjunto no lo contempla, nos remitimos al Código de comercio. Art. 423 que establece – Las reuniones extraordinarias de la Asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes… se entiende que salen de la potestad de administradores (Gerentes o Junta Directiva) y es necesario tomar decisiones que sólo pueden ser tomadas por el máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios).
Además de lo anterior, dicha urgencia es tal, que no se podría hacer una convocatoria con una antelación de 15 días hábiles previos, pues ese tiempo puede ser mucho, de tal manera que para una convocatoria a una extraordinaria puede manejarse un mínimo de 5 días calendario, claro esta que si la urgencia de los temas a convocar, dan la espera para ceñirse a los términos de ley (articulo 39 ley 675), para las asambleas ordinarias, se puede convocar con los 15 días de antelación.
La ley 675 de 2001en el parágrafo 1º del artículo 39 define:
……..Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
Recomiendo: Que los temas específicos que están ameritando la urgencia, son los mencionados desde el punto cinco al diez es decir (cinco puntos), por lo tanto se pueden definir o redactar de tal manera que solo se manejen máximo cuatro.
Ejemplo: el punto seis y siete pueden conformar un solo punto a tratar.
Ahora, referente al punto ocho (8) Deliberación y aprobación sobre el nombramiento del administrador de la unidad.
El artículo 69 punto uno, del reglamento del conjunto, donde se definen las funciones de la Asamblea General establece:
1) Nombrar y remover libremente al administrador cuando fuere el caso, para periodos determinados y fijarle su remuneración. Sin perjuicio de la facultad que le confiere la ley para esta designación al consejo de administración según el articulo 50 de la ley 675 de 2001…….
Y de igual manera contempla dentro de sus funciones aprobar el presupuesto, las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias etc.… y en el artículo 84 define la competencia para la elección del Revisor Fiscal.
5. En cuanto a lo que se me informa en el comunicado, remitido por la administración que expresa lo siguiente:
….Un grupo de copropietarios del conjunto multifamiliar está convocando a la realización de una Asamblea General Extraordinaria, a efectos de declarar la “nulidad de las decisiones” tomadas en la pasada Asamblea ordinaria de copropietarios realizada en fechas Febrero 26 y Marzo 12 del presente año.
Bajo mi criterio profesional, observo que en la convocatoria para asamblea extraordinaria, que los copropietarios remitieron a la administración no expresan inconformidad que pudieren producir la “nulidad de las decisiones” en los puntos del orden del día que hacen referencia al consejo de administración, presupuesto, y cuota extraordinaria.
Al contrario observo que la intención es reconstituir, revisar, deliberar y aprobar sobre estos temas tan importantes para el conjunto, y que solo la ASAMBLEA GENERAL COMO ORGANO SUPREMO DE LA DMINISTRACION así como aprobó en una Asamblea Ordinaria, puede ratificar, reconstituir, revisar, aprobar solo a través del mismo mecanismo ósea mediante una ASAMBLEA, que para este caso seria de manera EXTRAORDINARIA.
6. El articulo 49 de la ley 675 –Impugnación de decisiones. Y el reglamento del conjunto en el articulo 74 , establecen el mecanismo a seguir cuando el administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios consideren que las decisiones de la Asamblea General de Propietarios no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de propiedad horizontal.
Observo que la intención de los propietarios no es la de impugnar decisiones, que se podrán intentar impugnar dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta; veo que la intensión a mi criterio profesional es la de reconstituir, revisar, deliberar y aprobar sobre temas de importancia para el conjunto, que aunque en una asamblea ordinaria se decidió sobre los mismos, estos propietarios expresan que ameritan ser revisados de nuevo ante una Asamblea General, que como lo dije anteriormente es el máximo órgano que reunido en una Asamblea sea ordinaria o extraordinaria y mediante un quórum deliberatorio y decisorio pueden aprobar o desaprobar sobre los temas a tratar para la cual fueron convocados.
Espero que con estas apreciaciones profesionales en mi calidad de Revisor Fiscal, se suplan y complementen las inquietudes respecto al tema de la convocatoria a Asamblea Extraordinaria, a lo que resumo:
LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA, qué esta convocando un numero plural de propietarios siempre que se sigan los parámetros legales es válida, que le corresponde al administrador, como lo expresé anteriormente verificar el quórum que exige la ley y suministrar todo lo necesario para que se llevé a cabo, teniendo en cuenta los lineamientos necesarios para convocar de una manera adecuada respecto a la fecha de convocatoria y el orden del día ; ya es decisión de la Asamblea General aprobar, revisar, ratificar etc., lo planteado en los temas del orden del día .
Atentamente,
MONICA HELLEN RIVERA GALINDEZ
Revisor Fiscal
Copia: Administración
Presidente consejo de Administración y consejo adminsitracion.
NOTA: suministrar copia de esta comunicación si es de interés par algún copropietario.
