Concepto abierto sobre convocatoria Asamblea Extraordinaria

Santiago de Cali, Mayo 23 de 2011

Señor:

FERNANDO MOSQUERA

Presidente  Consejo de Administración

Altos de Pinares.

Ciudad

Referencia:     Concepto abierto sobre convocatoria Asamblea Extraordinaria

Cordial Saludo.

El Objetivo de esta comunicación es dar claridad a las inquietudes por Ustedes planteadas acerca del manejo que se le dio a la Asamblea de Copropietarios del presente año 2011. 

Con respecto a la Asamblea y su desarrollo, se estima que fueron acordes y bajo los parámetros que establece la Ley 675 de Agosto de 2001.

Ustedes manifiestan que un grupo de copropietarios que representa al menos la quinta parte de la copropiedad, desea citar a una Asamblea General Extraordinaria de Copropietarios, con un orden del día contenido en la convocatoria que consta de puntos ya tratados y aprobados en la anterior Asamblea General Ordinaria, esto con el ánimo de refutar las decisiones tomadas sobre estos temas en dicha reunión.

Al respecto se hacen las siguientes consideraciones:

1. La Convocatoria que se está gestando actualmente se encuentra ajustada a la Ley, pues el número de las 69 firmas corresponde a un número plural de copropietarios que equivale como mínimo al 25% de los coeficientes de participación. Art.39 de la citada Ley.

2.    La anterior Asamblea Ordinaria realizada a pesar  que se desarrolló en dos fechas diferentes, Febrero 26 y Marzo 12 del presente año, contó con el Quórum reglamentario, a saber: 125 copropietarios que representaron el 54.8% y 137 copropietarios que representaron el 59.7%, respectivamente.

La Asamblea se instaló normalmente, se procedió a los nombramientos exigidos para el desarrollo de la misma, nombrando un Presidente y una Secretaria; se resalta que en las dos (2)  fechas anteriores  estos dos (2) copropietarios ejercieron los mismos cargos, y en calidad de tales, firmaron el Acta. Igualmente se eligió una comisión verificadora del acta conformada por dos (2) copropietarios quienes también avalaron el acta con sus firmas. Esto  aclara que fue una sola Asamblea la que se ejecutó y que se encuentra desarrollada y ajustada a la Ley.

Tenor del Artículo 37:

TODOS LOS PROPIETARIOS DE BIENES PRIVADOS QUE INTEGRAN EL EDIFICIO O CONJUNTO TENDRÁN DERECHO A PARTICIPAR EN SUS DELIBERACIONES Y A VOTAR EN ELLA. EL VOTO DE CADA

PROPIETARIO EQUIVALDRÁ AL PORCENTAJE DEL COEFICIENTE DE COPROPIEDAD DEL RESPECTIVO BIEN PRIVADO.

LAS DECISIONES ADOPTADAS DE ACUERDO CON LAS NORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS, SON DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO PARA TODOS LOS PROPIETARIOS, INCLUSIVE PARA LOS AUSENTES O DISIDENTES, PARA EL ADMINISTRADOR Y DEMÁS ÓRGANOS, Y EN LO PERTINENTE PARA LOS USUARIOS Y OCUPANTES DEL EDIFICIO O CONJUNTO.

3. El protocolo sobre reglas  de votación o normas para el normal desarrollo de la Asamblea, si no está contenido en la convocatoria, debe ser claro y expuesto por el Presidente o Revisor Fiscal en el momento de dar inicio a la Asamblea; las modalidades así expuestas se entienden implícitas al momento de la lectura y aprobación del Orden del día y serán de obligatorio cumplimiento. Para ilustrar se dan ejemplos de protocolo: Modalidad a aplicar en el momento de toma de decisiones, elección de los entes Administrativos; inscripción previa de planchas si las hay; tiempo y uso de la palabra; formas de votar, por cuociente electoral, con fichas, levantando la mano, o llamando a lista a cada uno de los asistentes; estar verificando el Quórum Reglamentario en el transcurso de la reunión, etc.

Quiero puntualizar que en el caso que nos atañe como este protocolo no fue ni definido en la convocatoria, ni aprobado al momento de instalar la Asamblea, se considera  válido y reglamentario cualquier método utilizado por la Asamblea en el momento de elegir y tomar las diferentes decisiones. En solemnidad del Acto Jurídico, lo entregan con las firmas correspondientes del Presidente y Secretaria de la Asamblea en el Acta correspondiente.

En este caso se completó el procedimiento. Art.47. LAS DECISIONES DE LA ASAMBLEA SE HARÁN CONSTAR EN ACTAS FIRMADAS POR EL PRESIDENTE Y EL SECRETARIO DE LA MISMA, EN LAS CUALES DEBERÁ INDICARSE SI ES ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, ADEMÁS LA FORMA DE LA CONVOCATORIA, ORDEN DEL DÍA, NOMBRE Y CALIDAD DE LOS ASISTENTES, SU UNIDAD PRIVADA Y SU RESPECTIVO COEFICIENTE, Y LOS VOTOS EMITIDOS EN CADA CASO.

            EN LOS EVENTOS EN QUE LA ASAMBLEA DECIDA ENCARGAR PERSONAS PARA VERIFICAR LA REDACCIÓN DEL ACTA, LAS PERSONAS ENCARGADAS DEBERÁN HACERLO DENTRO DEL TÉRMINO QUE ESTABLEZCA EL REGLAMENTO, Y EN SU DEFECTO, DENTRO DE LOS VEINTE (20) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA FECHA DE LA RESPECTIVA REUNIÓN.

            DENTRO DE UN LAPSO NO SUPERIOR A VEINTE (20) DÍAS HÁBILES CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE LA REUNIÓN, EL ADMINISTRADOR DEBE PONER A DISPOSICIÓN DE LOS PROPIETARIOS DEL EDIFICIO O CONJUNTO, COPIA COMPLETA DEL TEXTO DEL ACTA EN EL LUGAR DETERMINADO COMO SEDE DE LA ADMINISTRACIÓN, E INFORMAR TAL SITUACIÓN A CADA UNO DE LOS PROPIETARIOS. EN EL LIBRO DE ACTAS SE DEJARÁ CONSTANCIA SOBRE LA FECHA Y LUGAR DE PUBLICACIÓN.

LA COPIA DEL ACTA DEBIDAMENTE SUSCRITA  SERÁ PRUEBA SUFICIENTE DE LOS HECHOS QUE CONSTEN EN ELLA, MIENTRAS NO SE DEMUESTRE LA FALSEDAD DE LA COPIA  O DE LAS ACTAS. EL  ADMINISTRADOR DEBERÁ ENTREGAR COPIA DEL ACTA A QUIEN SE LA SOLICITE.

CONCLUSIONES:

1. La Asamblea que se está convocando es legal, pero primero como es de carácter Extraordinario, lo cual para efectos de legalidad, el Orden del día debe ser especifico. Es decir, máximo 3 puntos a tratar.
2. Si el Objetivo de la citación a Asamblea extraordinaria es “Declarar la nulidad” a las decisiones tomadas en la anterior Asamblea, pues la citación contiene puntos ya tratados y aprobados en la primer Asamblea; para su validez, la Asamblea realizada con anterioridad “tiene que ser impugnada”. Este trámite se presenta  ante la Secretaría de Gobierno, como lo explica el Art.49 de la Ley.

IMPUGNACION DE DECISIONES. EL ADMINISTRADOR, EL REVISOR FISCAL Y LOS PROPIETARIOS DE BIENES PRIVADOS, PODRÁN IMPUGNAR LAS DECISIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS, CUANDO NO SE AJUSTEN A LAS PRESCRIPCIONES LEGALES O AL REGLAMENTO DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL.

  LA IMPUGNACIÓN SOLO PODRÁ INTENTARSE DENTRO DE LOS DOS (2) MESES SIGUIENTES A LA FECHA DE LA COMUNICACIÓN O PUBLICACIÓN DE LA RESPECTIVA ACTA. SERÁ APLICABLE PARA EFECTOS DEL PRESENTE ARTÍCULO, EL PROCEDIMIENTO CONSAGRADO EN EL ARTÍCULO 194 DEL CÓDIGO DE COMERCIO O EN LAS NORMAS QUE LO MODIFIQUEN, ADICIONEN O COMPLEMENTEN.

3. De acuerdo con lo anteriormente expuesto, conceptúo que la Asamblea General ordinaria adelantada en Febrero 26 y Marzo 12 del presente año, cumplió con todos los elementos de legales  y con la normatividad vigente inmersa en la Ley 675 de 2001, de Propiedad Horizontal.
4. NOTA: Todos los subrayados de los textos son nuestros para resaltar el tenor de la Ley.   

Otras preguntas al margen sobre el mismo tema:

1. El listado de personas que firman para la convocatoria de la Asamblea extraordinaria, debe ser verificada por el Administrador  y los firmantes deben presentar el certificado de tradición vigente que acredite la propiedad del inmueble.
2. La Convocatoria debe ser citada en los términos de ley, con 15 días de antelación.

Art. 39. REUNIONES.  LA ASAMBLEA GENERAL SE REUNIRÁ ORDINARIAMENTE POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO, EN LA FECHA SEÑALADA EN EL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL Y, EN SILENCIO DE ÉSTE, DENTRO DE LOS TRES (3) MESES SIGUIENTES AL VENCIMIENTO DE CADA PERÍODO PRESUPUESTAL; CON EL FIN DE EXAMINAR LA SITUACIÓN GENERAL DE LA PERSONA JURÍDICA, EFECTUAR LOS NOMBRAMIENTOS CUYA ELECCIÓN LE CORRESPONDA, CONSIDERAR Y APROBAR LAS CUENTAS DEL ÚLTIMO EJERCICIO Y PRESUPUESTO PARA EL SIGUIENTE AÑO. LA CONVOCATORIA LA EFECTUARÁ EL ADMINISTRADOR, CON UNA ANTELACIÓN NO INFERIOR A QUINCE (15) DÍAS CALENDARIO.

3. Es obligación la presentación del listado de deudores morosos, con el saldo correspondiente al mes anterior al que se hace la debida citación.
4. A las personas que son morosas no se les puede coartar la posibilidad del voto, este no es impedimento pues en la Ley no lo menciona. Se debe tener en cuenta que si en el Reglamento de copropiedad lo limita, es legal. Se recomienda revisarlo.
5.  El Revisor Fiscal es una figura de veedor no solamente en el manejo contable, debe saber de la Ley 675 de Propiedad Horizontal. Y puede ser el soporte para ratificar las decisiones tomadas, es el encargado de dar fe acerca de que lo que se trató en la Asamblea se ajusta a la ley y que no se está incurriendo en situaciones que ameriten una impugnación.
6. Para impugnar  una Asamblea, su trámite debe ser presentado ante la Secretaría de Gobierno, con el actual encargado Dr. Evergito Riascos. Se presenta el Acta y el documento que sea el soporte el cual debe “sustentar con fundamentos de derecho y demostrar que el articulado de la Ley y los procedimientos del Reglamento de propiedad han sido violados”

Por ejemplo: El Consejo debe estar conformado por números impares después de tres (3) miembros, si son pares no es válido y se puede refutar.

No siendo otro el objeto de la presente, me despido

Atentamente.

Oscar Piedrahíta Lores

Administrador de Empresas

Especializado en Propiedad Horizontal.

Vicepresidente, Asociación Instituto de Propiedad Horizontal

Asoinproho, Cali.