Santiago de Cali,
Junio 26 de 2013
Doctor
LEONARDO
PATIÑO
ADMINISTRADOR
Conjunto Residencial
Altos de Pinares
LC
Atentamente me
permito describir las observaciones encontradas en la visita realizada el
pasado 22 de Junio de 2013 al Conjunto, con el fin de que si lo encuentra
conforme, realizar las correcciones del caso y así considero mejorar el sistema
de control interno. Estas son:
Se buscaron los
Boletines del mes de Abril de 2012 para darle respuesta a la Doctora Dora
Tatiana Girón, Contadora que fue del Condominio pero me informaron que los
tenía el señor Contador.
De todas maneras la
llamamos junto con la Secretaria a la casa, a los celulares y no la ubicamos
para comentarle lo anterior.
En una próxima
visita haremos este trabajo.
Al realizar el
arqueo faltó $2.000. Este dinero debe ser consignado por la secretaria en la
cuenta bancaria del Conjunto.
Se le sugirió dejar
estrictamente los documentos de valor en la caja metálica y las facturas
guardarlas en un folder mientras se hace el reembolso y los documentos en otro
sitio.
Se le indicó como
deben ser guardados los billetes. Y algunas otras recomendaciones para el
manejo de la Caja Menor.
Se revisaron los COMPROBANTES
DE EGRESO y RECIBOS DE CAJA, estos deben permanecer bajo custodia y con llave.
Se reviso el Libro
de ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACION faltando por anexar las de los meses de:
diciembre de 2012 y enero, febrero, marzo y mayo de 2013.
Sobre el ACTA DE
CONSEJO No. 1 realizada en el mes de Abril de 2013 quedaron de tareas los
siguientes puntos, que no encontré soporte sobre su gestión:
La Implementación de
una tarjeta al sistema perimetral externa para parqueadero.
Un llamado de
atención a los señores Vigilantes porque desatienden el compromiso con el
sistema antes mencionado.
La socialización de
los procedimientos del sistema.
Sobre el ACTA DE
CONSEJO No. 2 realizada en el mes de Abril de 2013 quedaron de tareas los
siguientes puntos, que no encontré soporte sobre su gestión:
La unificación de
los Contratos.
El Manuel de
Funciones para cada cargo.
La solicitud de Paz
y Salvo a todos los proveedores.
El Plan de Acción
para cada uno de los proyectos.
La entrega de
herramientas de trabajo y equipo de seguridad.
El estudio de los
medidores de agua potable.
La toma de una
muestra del pozo de agua para aprovecharla en riego de jardines.
Establecer si la
Secretaria actual está en capacidad de cumplir el horario.
ACTA
DE ASAMBLEA
Falta firma de la
Comisión Verificadora.
Investigar el caso
del contrato de aprovechamiento del nivel freático y establecer
responsabilidades.
Falta el
procedimiento controlado para el acceso a las cubiertas de las torres con la
finalidad de evitar daño en las mismas.
El dinero faltante
de Espacio Vital.
Eliminar de la
contabilidad las Contribuciones torres C y D.
Cartera causada a la
Constructora Espacio Vital por cuotas de Administración anterior a septiembre
de 2010.
Dar de baja a Mastín
de $500.000.
Menores ejecuciones
en las partidas sean llevadas al rubro de mantenimiento.
Estado de cuenta
entrega oportuna.
Sugerí llamar y
presentarle al propietario que habló en la Asamblea sobre la Ejecución
Presupuestal del año 2012 de los rubros Servicios Públicos y Gastos de Personal,
los auxiliares del Balance de esas cuentas con fotocopias de las facturas. No
me han comentado como les fue en la reunión.
Se revisó el
Botiquín de la Oficina de la Administración y hace falta algodón, entre otros.
Se revisaron los
Contratos de los trabajadores:
José Vicente Camargo
estando completa su carpeta.
Jhon Jairo Jordán
estando completa su carpeta.
Carlos González, el
contrato que está archivado se venció en marzo de 2007.
Gladis Mosquera, el
contrato que está archivado se venció en abril 30 de 2007.
José Ferney Muñoz, el
contrato que está archivado se venció en julio de 2009.
Mientras estuve en
la oficina se presentaron dos propietarios a realizar reclamos por sus facturas,
esperan respuesta de ellos: Andrés Forero y Juan Fernando Fábregas.
Cordialmente,
ANA
MARIA CAMACHO MORCILLO
Revisora Fiscal
